Haló, tento úkol čeká na dokončení. Díky upomínkám ve Variu stihnete každý termín

Doby, kdy jste měli monitor polepený post-it lístečky s úkoly, jsou už dávno pryč. Nyní můžete své úkoly pohodlně evidovat ve Variu. A navíc se vám samy připomenou.

Vyčistěte si hlavu a sepište si úkoly do Varia

Pokud se zajímáte o time managment a produktivitu práce, určitě jste už narazili na mezinárodní bestseller Mít vše hotovo. Jeho autor David Allen i další kouči z této oblasti se shodují na tom, že pro vyšší efektivitu je klíčové mít “čistou” hlavu.

A tu podle nich získáte tak, že si všechny své úkoly zaznamenáte. Pak už na ně nemusíte myslet, protože je máte spolehlivě uložené v “externí paměti.”

Papírové poznámky se často ztrácí a tak lidé rádi využívají elektronické řešení. Vy máte výhodu, protože se nemusíte učit pracovat s další aplikací. O všechny vaše úkoly se postará Vario.

Úkoly ve Variu můžete používat třemi různými způsoby:

1. Součást stávajícího záznamu. Úkol přiřadíte například k určitému klientovi. Lidé tuto možnost často využívají k hlídání komunikace se zákazníkem. Dopředu si nastaví, že za týden mají zatelefonovat a za měsíc si sjednat další schůzku. Funkce se také hodí k procesnímu řízení a kontrolním mechanismům.
2. Mimo záznamy. Můžete si založit i úkol, který není provázaný s žádným záznamem. Typicky to jsou jednorázové interní úkoly jako například podat daňové přiznání nebo popřát kolegyni k narozeninám.
3. Dokonalý přehled. Posledním užitečným způsobem, jak úkoly ve Variu využívat, je generování soupisu úkolů. Díky nim například jednoduše zjistíte, kdo je jak vytížený.

Zakládáme první úkoly

Při vytváření úkolů máte dvě možnosti:

• Úkol vytvoříte přímo v zobrazení tabulky agendy Úkoly kliknutím na tlačítko Nový záznam (ikona prázdného papíru).
• Úkol založíte přímo na kartě Úkoly.

Podrobněji se nyní budeme věnovat druhé variantě:

1. V záznamu (faktuře, kontaktu v adresáři, zakázce) si otevřete agendu Úkoly a klikněte na tlačítko Nový úkol.
2. Zobrazí se vám detail nového úkolu.
3. Vyplňte kolonku Popis, která musí obsahovat údaje u každého úkolu.
4. Můžete doplnit další pole. Do kolonky Referent uveďte člověka, který má daný úkol splnit. Připište, do kdy má mít vše hotové.
5. Pokud je práce víc, můžete uvést, jakou má záležitost prioritu.
6. Další užitečnou funkcionalitou jsou připomínky, které si můžete libovolně nastavit.
7. Uložte záznam.

U úkolu vyplňte všechny kolonky, které potřebujete.

V některých případech umí Vario vytvořit úkol automaticky. Například jste vystavili fakturu na 100 000 Kč, ale klient zaplatil jen 60 000 Kč. Budete muset zjistit, jestli je s ním částečná úhrada domluvená, nebo je nespokojený a nechce zaplatit plnou cenu.

To si vyžádá další čas a mohlo by se stát, že v záplavě urgentních záležitostí zapomenete fakturu dořešit. Proto vám Vario zobrazí dialog, ve kterém se zeptá, jestli chcete z této záležitosti vytvořit úkol. Stačí zaškrtnout políčko, potvrdit a úkol je hotový.

Počet svých nedokončených úkolů vidíte na panelu nástrojů Agenda. S nimi můžete dál pracovat:

• Vedle ikony Úkoly na panelu nástrojů klikněte na rolovací šipku. Zobrazí se vám seznam úkolů. Na jeden z nich můžete kliknout a zobrazit si ho detailně.
• Nebo klikněte rovnou na tlačítko Úkoly a otevře se vám agenda Úkoly. Zobrazí se vám pouze nedokončené záležitosti. V nastavení si však můžete zvolit i jinou možnost.

Naučte se pracovat se zobrazením

Mezi úkoly můžete chytře filtrovat. Stačí si otevřít nabídku Zobrazení na panelu Filtrů. Ale ještě než vám poradíme, jak to konkrétně udělat, musíme vysvětlit pojem “kniha.”

Ve virtuálních knihách v agendě Úkoly jsou uložené věci ke splnění z jednotlivých agend. Například Mzdy mají svou vlastní knihu úkolů a Personalistika také. Právě v knihách můžete účinně filtrovat. A teď už k samotnému přehledu.

Můžete si tedy například zobrazit všechny úkoly, které jste zadali podřízeným. V přehledu jasně vidíte, v jakém ze stavů se činnost právě nachází:

• nezahájeno,
• odloženo,
• probíhá,
• čeká se na dalšího,
• dokončeno,
• přijato.

Navíc se vám také ukazuje škála, z kolika procent je úkol hotový.

Tři bonusové vychytávky

Užitečnou pomůckou je karta Historie. Na ní se zaznamenávají všechny provedené změny. Už se vám tedy nestane, že se bude zaměstnanec vymlouvat, že zadání ještě nečetl. Z historie snadno zjistíte, kdy přesně úkol poprvé otevřel.

Přesně vidíte, kdy byl úkol delegován a jak se na něm pracuje.

V rozsáhlých tabulkách úkolů se vyznáte lépe díky funkci Podmíněné formátování. Nastavíte si parametry (např. úkoly, které musí být hotové tento týden) a tyto položky se automaticky barevně odliší.

A třetí vychytávkou je funkce Akce. Když například získáte nového klienta, existuje řada úkolů, které musíte splnit. Vytvoříte si z nich šablonu. Pak stačí kliknout pouze na jedno tlačítko a Vario samo vytvoří předdefinované úkoly. Víc informací o funkci Akce najdete v tomto článku.

Agenda Úkoly je tedy skutečně užitečným pomocníkem, který pohlídá, aby bylo vše včas hotové. A pokud vás zajímají ještě další podrobnosti, najdete je v uživatelské sekci.