Nejdůležitější funkčnosti ve Variu a Portalu, se kterými zvládnete GDPR

Ve firmě podnikatele Jiřího řeší problém – GDPR nemají vyřešené tak, jak by si představovali. Největší potíží je pro ně anonymizace a perfektní zabezpečení citlivých dokumentů. Proto přemýšlí, že si pořídí nové systémy na splnění GDPR povinností.

Jsou vám tyhle starosti povědomé? Vy však kvůli GDPR nemusíte hledat nový software a složitě se v něm učit pracovat. Všechno totiž zvládnete přímo ve svém Variu nebo Portalu. Podívejte se na jednotlivé dílky GDPR skládačky, se kterými si ušetříte čas a ulehčíte práci.

V agendě GDPR si pohlídáte účely zpracování i souhlasy

Agenda GDPR a další funkce ve Variu vám pomůže naplnit požadavky nařízení GDPR, sledovat životní cyklus osobních dat a realizovat vaše procesy nakládání s nimi. Potřebné funkce jsme připravili jak pro citlivá data v personalistice, tak i pro osobní údaje, které se nacházejí v adresáři a jednotlivých dokladech. Usnadněte si práci s agendou GDPR.

Evidujte a zabezpečte citlivá data zaměstnanců či klientů

Ve Variu můžete evidovat řadu citlivých údajů – datum narození, telefonní číslo nebo třeba absolvovaná školení či znalosti cizích jazyků. V agendě GDPR snadno definujete, do kterých polí tato data zapisujete a jak dlouho je budete evidovat.

Pracujte se souhlasy

Souhlas se zpracováním osobních údajů můžete získat různým způsobem, e-mailem, potvrzením na e-shopu nebo vyplývá ze smluvních podmínek. Ve Variu můžete evidovat a snadno zobrazit souhlas získaný kterýmkoli způsobem v deníku záznamu.

Sledujte účel zpracování

Za účel zpracování se považuje jednoduše důvod, pro který chcete osobní údaje zpracovávat (shromažďovat) nebo-li kvůli čemu či za jakým cílem, chcete osobní údaje evidovat a pracovat s nimi. Jiné účely zpracování bude mít obchodní firma, jiné zase mzdová účetní. Vario vám vyjde vstříc a umožní Vám nastavit ten správný účel zpracování.

Zajistěte anonymizaci

Čas exspirace zadaných údajů jednou přijde a vy nemusíte mazat ručně jeden údaj po druhém. Využijte funkci na vymazání exspirovaných dat a zneplatněte je hromadně podle vašeho nastavení.

Zobrazte si a exportujte osobní údaje

Soukromá data si můžete snadno zobrazit v přehledných zobrazeních osobních údajů evidovaných k osobám či na jednotlivých dokladech. Snadno také vystavíte výpis nebo připravíte export evidovaných dat subjektu údajů, který o ně požádá.

Přečtěte si podrobnosti o agendě GDPR >>

Ve Variu vyřídíte všechny důležité kroky, které požaduje GDPR.

Archivujte data bezpečně v agendě Dokumenty

Základem GDPR je dokonalá kontrola nad dokumenty. S tím souvisí

• bezpečná archivace,
• zabezpečení proti přístupu uživatelů bez oprávnění
• a kontrola změn dokumentů.

Pro připojení naskenovaných faktur, smluv či platových výměrů u odpovídajícího záznamu ve Variu na kartě Dokumenty využijte formát Dokument Portal, díky kterému máte pod kontrolou celý proces práce s dokumenty – od založení až po smazání. U každého dokumentu nastavíte, kdo ho může prohlížet, a zároveň máte v historii úprav přehled o tom, kdo dělal v dokumentu změny.
Řiďte interní procesy v souladu s GDPR v Portalu
GDPR není jen kopa starostí na hlavu IT administrátora. Prověřuje totiž také kvalitu interních procesů a zásad – a právě s tím vám pomůže Altus Portal.

V Portalu pohodlně:

• hlídejte platnosti dokumentů,
• řiďte dokumentaci,
• rozešlete dokumenty zaměstnancům, kterých se daný dokument týká,
• vyžadujte podpisy,
• nastavte schvalovací workflow pro dokumenty z Portalu i záznamy z Varia.

Přečtěte si, s čím vám pomůže Portal >>

Propojte si svůj e-mail na Outlooku s Variem

Zákazníci, zaměstnanci a další subjekty údajů u vás mohou podle GDPR uplatňovat svá práva – například žádat o anonymizaci nebo export dat. Kromě toho vám posílají i své souhlasy se zpracováním údajů.

To všechno je pro subjekty údajů pohodlné řešit přes e-mail, ale pro vás už to tak snadné není – zpracováním zpráv trávíte denně i hodiny času.

Zkrátit a usnadnit práci vám pomůže doplněk pro zápis e-mailu do Varia, kde:

• vyberete záznam (firmu či zaměstnance)
• a v jednom kroku zároveň zapíšete zprávu do Deníku a soubor uložíte do dokumentů.

Se splněním GDPR vám rádi pomůžeme. Zavolejte nám nebo napište a vymyslíme pro vás nejlepší řešení.

Buďte s námi na Facebooku nebo Twitteru a žádné novinky v Altusu vám neutečou.