Firma ADORE s.r.o. už přes 20 let působí jako dodavatel propisek pro reklamní agentury a velkoobchody. Sklad mají plný desítek tisíc propisek, které navíc sami opatřují potiskem. Aby co nejvíce omezili ruční práci a snížili chybovost při vychystávání objednávek, zavedli do svého dlouholetého ERP systému Vario modul WMS se čtečkami. Výsledek? Poloviční chybovost, dvakrát rychlejší inventury.

Změna ERP systémů byla nutností i příležitostí

V ADORE pracují ve Variu už od roku 2011. Tehdy na něj přešli z DOSového informačního systému, který jeho vývojáři přestali podporovat.

Ve výběrovém řízení se z 6 ERP systémů rozhodli pro Vario, které vyhrálo díky své flexibilitě při napojování na další systémy, škálovatelnosti funkcí i ceně.

V průběhu následujících let Vario skutečně rostlo spolu s ADORE. Průběžně do něj ve spolupráci s vývojáři přidali funkce a vylepšení jako:

• napojení externího softwaru pro výrobu (data proudí oběma směry),
• automatické odesílání faktur,
• automatické generování pohledávek,
• automatizované zpracování objednávek z e-shopu.

Cíl: zjednodušit skladové procesy a snížit počet chyb

Jedním z největších vylepšení, které v ADORE do Varia implementovali, byl modul pro řízený sklad (WMS) se čtečkami.

K zavedení WMS firmu motivovalo zejména střídání lidí ve skladu a časté záměny zboží. Dlouhou dobu měli stabilní kolektiv skladníků, kteří přesně věděli, kde leží která propiska. S fluktuací ale začali přicházet noví kolegové a trvalo týdny, než se ve skladu zorientovali. Zároveň se potýkali s chybovostí kvůli záměnám zboží – jelikož většinu jejich skladu tvoří propisky, skladníci snadno zaměnili jeden typ za druhý.

„K zavedení WMS nás namotivovalo i to, že čím dál více zboží jsme objednávali již s předchystanými čárovými kódy. Řekli jsme si, že když už nám většina zboží chodí označená, tak proč toho nevyužít ke zlepšení našich procesů,“ říká Radka Pivná.

Objednávky z e-shopu proudí automaticky až ke skladníkům

Dnes díky WMS modulu ve Variu probíhá vyřizování objednávek v ADORE následovně:

1. Každá objednávka z e-shopu se automaticky propíše do příslušné zakázkové řady ve Variu (zboží s potiskem, nebo bez) a přijde notifikace obchodní referentce, která zakázku řeší.
2. Objednávky bez potisku Vario rovnou zadá k vyskladnění a expedici. Ve skladu se objednávka zobrazí na televizi s vychystávací frontou.
3. Skladník z této fronty na televizi rovnou načte čárový kód zakázky a na čtečce se mu zobrazí seznam zboží k vyskladnění. Čtečka ho ke zboží postupně naviguje, aby šel co nejefektivnější cestou a nemusel běhat tam a zpátky. Skladník jednotlivé kusy skenuje a čtečka mu potvrdí, že sáhl po správném zboží.
4. Jakmile skladník všechno zboží vychystá, zadá do čtečky počet balíků na základě objemu. Automaticky se mu vytiskne expediční štítek a dodací listy podle zvoleného způsobu dopravy.
5. Systém také třikrát denně automaticky vytvoří faktury k vychystaným zakázkám a odešle je zákazníkům.

Před zavedením WMS musely do každé objednávky vstupovat obchodní referentky, které ručně měnily stavy objednávek v systému. Skladníci si zase objednávky tiskli, chodili s papírem po skladě a zboží hledali – takže si museli pamatovat, kde se které zboží nachází. Následně na počítači ve skladu ručně měnili stavy položek a vytvářeli faktury.

Díky úpravám na míru zjednodušuje Vario i složité zakázky

U zakázek s úpravou na míru (například potisk propisek logem klienta nebo úprava laserem) už se příprava objednávek bez ručního zásahu neobejde. Ale i přesto je díky funkcím na míru uvnitř Varia výrazně efektivnější než dříve.

1. Objednávky s potiskem nebo úpravou laserem také automaticky putují do Varia, ale do procesu vstupuje obchodní referentka, která vytvoří grafiku a schválí si ji s klientem.
2. Po schválení grafiky změní referentka stav zakázky a Vario ji automaticky odešle do výrobního systému. Zaměstnanec ve výrobě na základě objednávky vytvoří tzv. fasovací seznam, tedy seznam zboží pro výrobu, a odešle ho do Varia.
3. Zboží pro výrobu se zobrazí na televizi s vychystávací frontou ve skladu stejně jako standardní objednávka, takže skladníci zboží pomocí čteček vychystají a předají ho výrobě.
4. Jakmile je výroba hotová, skladník vezme hotové zboží, načte jeho kód, systém vytiskne štítky a připraví zboží na expedici.

Celý tento proces je možný jen díky flexibilitě Varia. Vývojáři z Varia přichystali pro ADOREna míru propojení s výrobním softwarem i podporu fasovacích seznamů.

O polovinu rychlejší inventury a onboarding hotový za den

Velkým zefektivněním prošly v ADORE také inventury. Dříve museli zaměstnanci chodit s papírovým seznamem položek, očima projíždět regály a odškrtávat. Nyní jen načtou všechny čárové kódy a Vario inventuru automaticky vyhodnotí. Délka inventury se díky tomu zkrátila minimálně o polovinu.

Velkým zrychlením prošel také onboarding nových pracovníků ve skladu. Když v minulosti nastoupil nový skladník nebo sezónní brigádník, musel se nazpaměť naučit umístění zboží ve skladu. Typicky se naučili nejprodávanější položky, ale dřív nebo později se zasekli při vychystávání těch méně častých.

„Dnes je zaučení nových kolegů velmi jednoduché. Za jedno odpoledne je naučíme pracovat se čtečkou a to je prakticky vše, co potřebují pro vychystání objednávek vědět. Pak už jen následují pokyny čtečky, která jim přesně řekne, co, kdy, kde a jak mají vyskladnit. Nemusí se ani učit rozložení skladu, čtečky je ke zboží navigují,“ říká Radka Pivná.

Zlepšením prošlo i doplňování pozic pro frekventované zboží (tzv. pickovací sklad). Dříve skladník pravidelně procházel pickovací regály, aby zjistil, kolik zboží je v nich potřeba doplnit, a navíc musel vědět, kde zásoby k doplnění leží. Dnes mají Vario nastavené tak, že když zboží v pickovací zóně klesne pod určitou hodnotu, systém zadá do fronty úkol, aby skladníci zboží doplnili. Systém je naviguje, co, odkud a kam mají doplnit.

Automatizace skladu byla velkým krokem pro celou firmu

Zavedení čteček čárových kódů a modulu WMS ve Variu rozpoutalo v ADORE procesní revoluci. Zpočátku chvíli trvalo, než si skladníci a referentky na nový systém zvykli, ale dnes už si nedokážou představit, že by pracovali bez něj.

„Díky WMS a čtečkám jsme posunuli náš sklad do 21. století. Snížili jsme potřebu manuální práce u desítek každodenních skladových procesů. Zaměstnanci nemusí ručně vystavovat faktury, měnit stavy ani si pamatovat umístění zboží. Díky tomu fungujeme efektivněji, šetříme náklady a práce je jednodušší. Je také skvělé, že jsme k tomuto kroku mohli využít náš ERP systém, který jsme jen rozšířili o nový modul, “ říká Tomáš Hanečák.