„Chtěli jsme jeden komplexní systém. To znamená nejen na řízení výroby, ale také na všechny ostatní firemní agendy včetně účetnictví. S Variem takto vše pod jednou střechou máme."

Eva Behr jednatelka

BHC Jílové

BHC Jílové

Výrobní firma BHC Jílové s Variem přešla od papíru a Excelu na komplexní systém s webovou aplikací pro výrobu.

SídloKamenný Přívoz
OborStrojírenství a kovovýroba
Počet zaměstnanců40
Roční obrat60 milionů
Webwww.bhcjilove.cz

Výrobní společnost BHC Jílové řešila problém se zmatky v administrativě vinou zastaralého systému a závislosti na papírové dokumentaci a tabulkách v MS Excel. Zavedení Varia a webové aplikace Dílenské řízení umožnilo nejen digitalizovat výrobu i administrativu, ale také sloučit všechny firemní agendy do jednoho systému.

Když už papír a Excel nestačí

Firma BHC Jílové provádí zakázkovou kovovýrobu se zaměřením na kovové hadice a kompenzátory. V roce 2021 již firma čítala 40 stálých zaměstnanců, ve svých počátcích ale zaměstnávala pouze 5-6 lidí. Tehdy společnost využívala externí informační systém pro fakturaci, evidenci zakázek, řízení skladů a organizaci výroby. Tento systém byl navržen pro potřeby malých firem, pro účetnictví pak sloužil oddělený systém, do kterého musela účetní data ručně přenášet.

Vždy v sousladu<br /> s legislativou

Vždy v sousladu
s legislativou

Sdílí nejnovější<br /> technologie

Sdílí nejnovější
technologie

Hbitá technická<br /> podpora

Hbitá technická
podpora

S růstem společnosti se ale začal zvyšovat jak počet zaměstnanců a objem výroby, tak i množství administrativy. „Problém byl v tom, že systém nebyl uzpůsoben na naše potřeby. Měli jsme proto zvláštní excelovské tabulky na příjem zakázek, objednávky či evidenci atestů. Jsme kovovýroba, a proto musíme veškeré materiály označit a vést jejich evidenci,“ říká Eva Behr, jednatelka BHC Jílové. Personál postupně musel vytvářet stále nové tabulky pro různé oblasti firmy. Například ve výrobě pak bylo pro účely kalkulací nutné ručně zaznamenávat výrobní časy a ty poté (opět ručně) přepsat do příslušné tabulky.

Náročnost udržování velkého počtu tabulek, velká závislost na papírové dokumentaci a nedostatky původního systému tak nakonec vedly k rozhodnutí pořídit moderní ERP řešení. Od něj si firma slibovala vyřešení hlavních slabin stávajícího systému, tedy:

  • závislost výroby na papírových dokumentech,
  • nutnost ručního přepisování dat do MS Excel,
  • rozbití jednotlivých firemních agend do velkého množství oddělených Excelovských tabulek.

Vario jako řešení

O výhodách ERP se zástupci BHC Jílové dozvídali postupně od uživatelů z řad zákazníků a partnerů, a na základě těchto poznatků společnost finalizovala vlastní požadavky. Hledaný systém měl disponovat řízením výroby a společně s ostatní firemní agendou jej sloučit do jednoho přehledného řešení. Společnost se tím chtěla především vyhnout nutnosti vést účetnictví a další agendu odděleně. „Chtěli jsme jeden komplexní systém. To znamená nejen na řízení výroby, ale také na všechny ostatní agendy, jako třeba účetnictví. S Variem takto vše pod jednou střechou máme, “ nastiňuje Eva Behr kritéria výběru a proč nakonec volba padla právě na Vario.

Výroba jako srdce firmy

V současnosti již Vario tvoří nedílnou součást firmy a kromě výroby pomáhá řídit i veškerou administrativu spojenou s každodenním chodem společnosti.

Výroba: Firma nasadila webovou aplikaci Dílenské řízení, díky které se podařilo výrobu digitalizovat a výrazně zpřehlednit. Místo původních papírových výrobních listů, kam se zapisovaly veškeré výrobní časy, evidenční čísla materiálových atestů a provedené zkoušky včetně datumů a jmen pracovníků, se nyní vše eviduje elektronicky přímo v Dílenském řízení. Vyhledávání v aplikaci Dílenské řízení je možné přes čárový kód. Dílenské řízení komunikuje s dalšími součástmi systému, vedení společnosti tak může pohodlně sledovat průběh výroby a zpětně dohledat personál, který na dané zakázce pracoval. Automatické zaznamenávání časů výroby výrazně usnadňuje kalkulace, a navíc umožňuje lépe potvrzovat termíny zákazníkům. Po ukončení výroby v Dílenském řízení je zboží ve Variu automaticky naskladněno. Tím je zajištěno, že vše bude včas odesláno a bezchybně vyfakturováno.

Atesty a certifikáty: Vzhledem ke svému oboru činnosti musí společnost splňovat řadu norem a standardů, a zároveň musí udržovat evidenci atestů a platných certifikátů. Pro správu atestů byla na přání společnosti upravena agenda Hodnocení, kde mohou zaměstnanci atesty skrze jejich „hodnocení“ přehledně spravovat. Pro certifikáty, které BHC Jílové vydává ke svým výrobkům, se pak používá externí formulář, do kterého se automaticky importují data z Varia.

Řízení firemních procesů a workflow: Zaměstnanci BHC Jílové využívají funkci Úkoly (prostřednictvím tzv. akcí), díky které lze rychle a přehledně mezi jednotlivými odděleními předávat úkoly, dokumenty i zakázky. Vedení společnosti i zaměstnanci tak mají skvělý přehled o aktivitách ve firmě a zodpovědnostech jednotlivých pracovníků. Pro pořádek v elektronické komunikaci lze díky propojení Varia s MS Outlook e-mailové zprávy včetně příloh ukládat k jednotlivým obchodním případům.

Ostatní administrativa: Vario soustřeďuje veškerou administrativní agendu do jednoho přehledného systému. Důležité je zde především účetnictví, kromě něj ale mají zaměstnanci snadno dostupnou i evidenci kontaktů, adresáře odběratelů a dodavatelů, evidenci poptávek a nabídek, zakázek a objednávek, výrobní listy či bankovní příkazy. Pro snadnou orientaci v datech pak slouží zabudované filtry a vyhledávací nástroje. Jak dodává Eva Behr: „Já osobně komunikuji s bankami. Předtím jsem musela vše zadávat ručně, dnes stačí dvě tři kliknutí. V tomto je Vario velmi příjemné.”

Přínosy systému Vario

  • Vše na jednom místě: všechny potřebné informace, od faktur, přes výrobní listy až po certifikáty jsou dostupné skrze jedno přehledné rozhraní.
  • Řízení firemních procesů a workflow: díky předávání úkolů mezi odděleními a elektronickému potvrzování mají členové vedení i zaměstnanci přehled o aktivitách ve firmě a mohou sledovat jejich průběh.
  • Konec tužce a papíru: elektronická dokumentace zrychluje každodenní agendu, zpřehledňuje firemní procesy a výrazně snižuje chybovost.
  • Řízení výroby: automaticky generované výrobní listy a osobní čipy zaručují přehled nad všemi fázemi výroby a zpětnou dohledatelnost lidí i výrobků.
  • Variabilita: přepracováním agendy Hodnocení získala firma praktický nástroj pro evidenci atestů.
  • Otevřenost: Vario dokáže importovat data do tabulek MS Excel i udržovat pořádek v e-mailech díky propojení s MS Outlook.
  • Osobní přístup: firma oceňuje ochotu konzultantského týmu během implementace a pochvaluje si dostupnost technické podpory a konzultantského týmu i pro další rozvoj.

O společnosti BHC Jílové

BHC Jílové s.r.o. provádí zakázkovou kovovýrobu se zaměřením na kovové hadice, kompenzátory a ocelové konstrukce. Komponenty na tyto výrobky částečně nakupuje a částečně si je zajišťuje svépomocí. Součástí kompletace výrobků je i jejich finální zkoušení dle požadavku zákazníka nebo dle výrobkových norem.

Stáhnout případovou studii