Co vás zajímá?
JaP–Jacina, s.r.o.: Technika, která chrání letiště, divadla i metra
Společnost JaP–Jacina, s.r.o. není na trhu žádným nováčkem. V Mnichově Hradišti vyvíjí, vyrábí a dodává vratovou, nakládací a protipovodňovou techniku, která chrání kritické objekty po celé Evropě – od Letiště Václava Havla přes jadernou elektrárnu Temelín až po pražské nebo pařížské metro. Firma má vlastní vývojové oddělení, testovací centrum a tým téměř šedesáti servisních techniků, kteří zajišťují desítky tisíc zařízení v terénu.
Jejich síť servisních zásahů je rozsáhlá a precizně koordinovaná. A právě zde se ukázalo, jak důležité je mít spolehlivý a flexibilní ERP systém, který zvládne udržet vše v chodu – i ve chvíli, kdy papír a tabulky přestávají stačit.
„S Variem pracujeme už od roku 2002. Tehdy jsme začínali s dvaceti zaměstnanci a hledali jednoduchý nástroj pro evidenci zakázek. Dnes na něm běží prakticky celá firma,“ říká Stanislava Jacinová, jednatelka společnosti.
Co bylo potřeba změnit: Dva systémy, papíry a zbytečné kroky navíc
V tak technicky vyspělé firmě byl servis dlouhodobě klíčovou částí provozu. Jenže v praxi znamenal zbytečnou administrativu navíc. Údaje o zásazích techniků se zaznamenávaly ručně do papírových formulářů, které se následně přepisovaly do dvou různých systémů. I když byly aplikace částečně propojené, práce s nimi byla složitá, neefektivní a často vedla k duplicitám nebo ztrátám dat.
„Aplikace jsme měli propojené, ale ve výsledku jsme museli mnoho věcí dohledávat nebo přepisovat. To jsme chtěli změnit – sjednotit servis do jednoho systému,“ popisuje Jan Štolcbart, správce systému ve firmě.
Přestože firma rostla a technicky se posouvala dál, servisní procesy zůstávaly zbytečně složité. Bylo jasné, že je čas na zásadní krok – digitalizovat celý servis a sjednotit data do jednoho nástroje.
TIP: Zvažujete digitalizaci servisu i ve vaší firmě? Vyzkoušejte si Vario v demo verzi zdarma.
Přechod na digitální servis: Jeden systém, žádné přepisy
V létě 2022 přišlo rozhodnutí, které změnilo způsob práce desítek techniků a celé servisní agendy. V JaP–Jacina nasadili nový modul Servis a spolu s ním i mobilní aplikaci Vario Online. Celé řešení vzniklo ve spolupráci s týmem Vario prakticky na míru – a firma se stala první, která novou aplikaci spustila v ostrém provozu.
Technici už nevyráží do terénu s papíry, ale s tabletem nebo chytrým telefonem, kde mají přístup ke všem potřebným informacím – včetně historie zařízení, smluv i předchozích zásahů. V aplikaci přímo vyplní tiket, který se okamžitě synchronizuje s ERP systémem. Obchodníci, vedoucí servisu i management tak pracují se stejnými daty – v reálném čase a bez zbytečných kroků navíc.
„Servisní technik dnes ví přesně, co má dělat, jaká je historie zařízení a kde je k němu dokumentace. A vedení firmy má okamžitě přehled o tom, co se děje v terénu,“ říká Jan Štolcbart.
Ruční přepisy, e-maily a hledání ve složkách nahradilo propojené digitální řešení, kde jsou všechna data na jednom místě. Výsledkem je rychlejší servis, vyšší spolehlivost a méně chyb.
TIP: Zajímá vás, jak by podobné řešení mohlo fungovat ve vaší firmě? Objednejte si nezávaznou konzultaci s odborníkem na ERP systémy.
Nejen servis: Vario drží pohromadě celou firmu
Změna v oblasti servisu byla výrazná – ale v JaP–Jacina je Vario víc než jen nástroj pro správu zásahů v terénu. ERP systém tady funguje jako komplexní řešení, které propojuje jednotlivé části firmy do jednoho funkčního celku.
V jednom systému se zde řídí:
- obchodní, montážní i konstrukční zakázky,
- skladové hospodářství a evidence materiálu,
- plánování a řízení výroby,
- personalistika, mzdy a účetnictví.
„To, že dnes máme celou agendu v jednom systému, nám přináší maximální přehled a efektivitu práce. Vidíme celou historii zakázek i zařízení, což nám pomáhá při plánování i controllingu,“ doplňuje jednatelka Stanislava Jacinová.
Data z jednotlivých oddělení jsou propojena. Informace z výroby plynule navazují na sklad a fakturaci. Obchodníci pracují se stejnými informacemi jako technici v terénu. Vedení má díky reportům a analytickým nástrojům přehled o vytíženosti i výkonu napříč firmou.
To všechno z jednoho ERP systému.
TIP: Chcete vědět, kolik by vás stálo mít podobné řešení? Nechte si spočítat cenu Varia přesně pro vaši firmu.
Když roste firma, musí růst i systém, který ji řídí
Příběh JaP–Jacina ukazuje, že digitalizace není jen o technologii – je to strategické rozhodnutí, které výrazně ovlivní fungování celé firmy. Zavedení digitálního servisu přineslo vyšší efektivitu, lepší dostupnost dat a snížení chybovosti. A když všechna data fungují v jednom systému, roste nejen přehled, ale i schopnost rychle reagovat a plánovat.
ERP systém Vario se firmě osvědčil nejen jako nástroj pro servis, ale jako základní stavební kámen řízení celé společnosti. A to od prvních zakázek až po kontrolní reporting vedení.
Zajímá vás, jak digitalizace servisu probíhala krok za krokem? Přečtěte si celou případovou studii a zjistěte, jak může podobné řešení fungovat i u vás.
