Vyřiďte si personální a mzdové záležitosti online s aplikací B2E – Zaměstnanecký portál

Proč digitalizovat personální a mzdové záležitosti?

Papírové formuláře, nekonečné složky a nutnost fyzické přítomnosti na pracovišti už dávno neodpovídají tempu dnešní doby. Digitalizace HR procesů a mzdové agendy přináší firmám i zaměstnancům hmatatelné výhody:

Úspora času a nákladů

Rutinní úkony, jako je tisk, podepisování, skenování a archivace, mizí. Vše probíhá online v několika kliknutích.

Flexibilita pro zaměstnance

Správu mezd a personalistiky lze vyřídit kdykoliv a odkudkoliv, což ocení zejména ti, kdo pracují na dálku nebo v terénu.

Vyšší přesnost a méně chyb

Automatizace minimalizuje lidské chyby při přepisování dat a zajišťuje aktuálnost informací.

Bezpečnost osobních dat zaměstnanců

Moderní systémy používají šifrování, řízení přístupu a protokoly, které brání zneužití citlivých údajů.

Soulad s legislativou

Elektronické zpracování dokumentů odpovídá aktuálním právním požadavkům, včetně zákonů o ochraně osobních údajů a zákoníku práce.

Ekologický přístup

Méně papíru znamená menší ekologickou stopu a úsporu firemních zdrojů.

Digitalizace HR a mezd tedy není jen technologickým trendem – je to strategický krok, který zvyšuje efektivitu, bezpečnost i spokojenost lidí ve firmě.

Co je B2E – Zaměstnanecký portál?

B2E – Zaměstnanecký portál je webová aplikace propojená s ERP systémem Vario, která slouží jako online komunikační kanál mezi zaměstnanci a personálním či mzdovým oddělením.

Umožňuje vyřídit mzdovou a personální agendu zcela bez papíru a bez nutnosti fyzické přítomnosti na pracovišti.

Portál je dostupný přes internetový prohlížeč a optimalizovaný pro počítače, tablety i mobilní telefony, takže zaměstnanci mají přístup kdykoliv a odkudkoliv. Ovládání je přehledné a intuitivní – systém uživatele navede krok za krokem.

Co v B2E vyřešíte online

• výplatní lístky, mzdové výměry a další mzdové dokumenty
• prohlášení poplatníka daně („růžový formulář“)
• potvrzení o zdanitelných příjmech
• potvrzení pro banku nebo jiné instituce
• pracovní smlouvy a jejich dodatky
• žádosti o dovolenou nebo jiné absence
• interní směrnice a firemní dokumenty

Více o B2E – Zaměstnaneckém portále

B2E je navržen tak, aby zjednodušil život zaměstnancům i HR oddělení – zaměstnanci vyřídí vše pohodlně online, personalisté a mzdové účetní ušetří čas, sníží administrativní zátěž a mají všechny dokumenty přehledně na jednom místě.

TIP: Vyzkoušejte DEMO verzi ERP systému Vario a přesvědčte se, jak snadná a efektivní může být správa mezd a personalistiky ve vaší firmě.

Vyzkoušet DEMO

Hlavní funkce B2E portálu pro personalistiku a mzdy

B2E – Zaměstnanecký portál propojuje zaměstnance s personálním a mzdovým oddělením v jednom bezpečném online prostředí.

Díky propojení s ERP systémem Vario zvládne pokrýt kompletní agendu od nástupu až po ukončení pracovního poměru.

Mezi klíčové funkce patří:

Výplatní lístky online

Zaměstnanci si mohou kdykoliv zobrazit a stáhnout aktuální i historické výplatní lístky v elektronické podobě.

Elektronické formuláře a žádosti

Prohlášení poplatníka daně, potvrzení o zdanitelných příjmech nebo žádosti o potvrzení pro banku jsou dostupné k vyplnění a schválení online.

Schvalování jedním kliknutím

Dokumenty lze potvrdit nebo odmítnout přímo v portálu, včetně možnosti elektronického podpisu.

Mzdové a personální dokumenty na jednom místě

Od pracovní smlouvy přes mzdový výměr až po interní směrnice – vše je uloženo přehledně v jednom rozhraní.

Přehledné a intuitivní rozhraní

Navigace je jednoduchá a dostupná na počítači, tabletu i mobilu.

Okamžité notifikace

Systém upozorní zaměstnance na nové dokumenty či požadavky ke schválení.

Bez nutnosti fyzického kontaktu

Veškeré procesy lze vyřídit na dálku, což šetří čas zaměstnanců i HR oddělení.

Propojení s ostatními moduly Varia

Jednotný systém bez duplicit a složité správy dat.

Bezpečnost a transparentnost

Šifrování, zabezpečený HTTPS protokol, řízení přístupů a kontrola změn dokumentů.

B2E tak funguje jako centrální brána pro správu mezd a personalistiky, která urychluje administrativu a zlepšuje tok informací mezi zaměstnanci a firmou.

7 důvodů, proč pořídit B2E – Zaměstnanecký portál

1. Přehledné a intuitivní rozhraní – Zaměstnanci se snadno zorientují a rychle najdou potřebné dokumenty.
2. Mzdové a personální dokumenty na jednom místě – Od výplatních lístků po potvrzení o úvěru, vše je centralizované.
3. Bez nutnosti fyzického kontaktu – Ideální pro práci na dálku i pobočky na více místech.
4. Dostupné kdykoliv a odkudkoliv – Optimalizace pro počítače, tablety i mobilní telefony.
5. Rychlé a jednoduché schvalování – Potvrzení dokumentu jedním kliknutím, bez papírování.
6. Vše v jednom systému – Úzká integrace s ERP systémem Vario a ostatními moduly.
7. Bezpečnost a transparentnost – Šifrovaný přenos dat, bezpečné přihlášení a možnost kontroly změn dokumentů.

Jak B2E – Zaměstnanecký portál funguje?

B2E – Zaměstnanecký portál je navržen tak, aby maximálně zjednodušil předávání a správu mzdových a personálních dokumentů mezi zaměstnanci a HR oddělením.

Funguje v propojení s ERP systémem Vario a lze jej používat jak v desktopové aplikaci, tak v online prostředí Vario Online.

Pro personalisty a mzdové účetní

• Generování dokumentů – V agendě Personalistika a Dokumenty lze jednotlivé listiny vytvářet ručně, nebo hromadně pomocí doplňku Generování výkazů B2E.
• Předání k podpisu či náhledu – Dokumenty se zpřístupní vybranému zaměstnanci v jeho B2E účtu, spolu s notifikací e-mailem.
• Automatické doplnění údajů – Při generování se do dokumentů automaticky doplňují všechny potřebné náležitosti (razítko, podpis, identifikační údaje).
• Správa vložených dokumentů od zaměstnanců – HR tým může přijímat a schvalovat dokumenty, které zaměstnanci sami nahráli do portálu.

Pro zaměstnance

• Přístup přes web i mobil – Po přihlášení pomocí přístupových údajů získá zaměstnanec přehledné rozhraní se svým profilem a osobními údaji.
• Pět karet dokumentů:
  • Personální k podpisu – dokumenty čekající na elektronické potvrzení.
  • Personální k náhledu – dokumenty určené pouze k prostudování.
  • Výplatní lístky – s možností filtrování a stahování.
  • Moje dokumenty k převzetí – dokumenty, které zaměstnanec předává HR oddělení.
  • Moje dokumenty převzaté – archiv předaných dokumentů.
• Elektronický podpis nebo odmítnutí – Dokument lze potvrdit jedním kliknutím, čímž vzniká digitální otisk uložený v systému. Pokud zaměstnanec dokument odmítne, HR oddělení dostane notifikaci k úpravě.
• Nahrávání vlastních dokumentů – Možnost přidávat a upravovat podklady přímo v portálu bez nutnosti posílat je e-mailem.

„V systému Vario stačí, když mzdová účetní vygeneruje elektronický formulář a pošle upozornění zaměstnanci do e-mailu. Ten otevře odkaz, v aplikaci zkontroluje údaje a potvrdí. Dvě kliknutí a je hotovo.“ – Zdeňka Cmíralová, mzdová specialistka ERP systému Vario

TIP: Chcete se rychle a přehledně seznámit s ERP systémem Vario, aniž byste museli složitě hledat informace na webu? Stáhněte si náš aktuální e-book – na 16 stranách vám ukážeme klíčové funkce systému i konkrétní příklady, jak Vario pomáhá českým firmám zvyšovat efektivitu.

Stáhnout zdarma

Zabezpečení a transparentnost

Při práci s mzdovými a personálními dokumenty je bezpečnost dat zaměstnanců absolutní prioritou. B2E – Zaměstnanecký portál je navržen tak, aby chránil citlivé informace a zároveň poskytoval uživatelům jistotu, že jejich data jsou v bezpečí a nedojde k neoprávněným zásahům.

Hlavní bezpečnostní prvky:

• Šifrovaný přenos dat – Portál využívá zabezpečený protokol HTTPS, který zajišťuje ochranu dat během přenosu mezi serverem a uživatelem.
• Řízení přístupu – Přihlášení je možné pouze pomocí unikátních přístupových údajů a hesla či PIN kódu.
• Digitální otisk dokumentu – Každý elektronicky podepsaný dokument je opatřen digitálním otiskem. Ten je při každém zobrazení porovnáván s originálem uloženým v databázi Varia. Pokud dojde k jakékoliv změně, dokument je označen jako neplatný.
• Odmítnutí dokumentu – V případě chybných údajů může zaměstnanec dokument odmítnout, čímž se zabrání jeho uložení a HR oddělení obdrží upozornění k opravě.
• Ochrana proti neoprávněným zásahům – Systém eviduje všechny změny a přístupy, což zajišťuje plnou auditovatelnost.

Výsledkem je transparentní proces, kde mají zaměstnanci jistotu, že vidí vždy aktuální a autentické dokumenty, a HR oddělení má plnou kontrolu nad oběhem informací.

V souladu s legislativou

B2E – Zaměstnanecký portál je plně přizpůsoben platným zákonům a předpisům v oblasti pracovního práva a ochrany osobních údajů. Použití portálu je tedy bezpečné nejen technicky, ale i právně.

Klíčové legislativní body:

• Elektronický souhlas zaměstnance – Podle zákona č. 170/2017 Sb. je elektronický souhlas zcela postačující, pokud je zajištěna jednoznačná identifikace uživatele v rámci interního systému.
• Bez nutnosti digitální identity – Pro většinu agendy není potřeba kvalifikovaný elektronický podpis ani e-identita.
• Výjimky dle Zákoníku práce – Dokumenty, jako pracovní smlouva, mzdový výměr, dohoda o pracovní činnosti nebo výpověď, musí být podle zákona 262/2006 Sb., §334–337, opatřeny elektronickým podpisem.
• Soulad s GDPR – Portál splňuje požadavky na ochranu osobních údajů, včetně omezení přístupu a uchovávání dat pouze po nezbytnou dobu.

Díky těmto opatřením mohou firmy B2E využívat bez obav z právních komplikací a zároveň si být jisté, že procesy jsou v souladu s aktuální legislativou.

Začněte s digitalizací HR ještě dnes

Digitalizace mzdové agendy a personalistiky už není luxus, ale nutnost pro každou moderní firmu. B2E – Zaměstnanecký portál od Varia přináší:

• Úsporu času a nákladů – konec tisknutí, skenování a archivace papírových dokumentů.
• Flexibilitu a dostupnost – přístup odkudkoliv, kdykoliv a z jakéhokoliv zařízení.
• Jednoduché a rychlé procesy – schvalování jedním kliknutím a přehledné rozhraní.
• Bezpečnost dat zaměstnanců – šifrování, kontrola změn a řízení přístupů.
• Legislativní jistotu – v souladu se zákonem č. 170/2017 Sb., zákoníkem práce i GDPR.
• Integraci s ERP systémem Vario – žádné duplicity, jednotná databáze a automatizace procesů.
• Pozitivní uživatelskou zkušenost – spokojenější zaměstnanci i HR tým.

B2E portál není jen technologické řešení – je to nástroj, který přetváří způsob, jakým firmy komunikují se svými lidmi a jak spravují jednu z nejcitlivějších agend vůbec: mzdy a personalistiku.

Domluvte si bezplatnou konzultaci a zjistěte, jak B2E – Zaměstnanecký portál může zefektivnit vaše mzdové a HR procesy.

Domluvit schůzku

Nebo si rovnou nechejte vypočítat cenu Varia.

Získat cenu