Digitalizujte mzdovou agendu s aplikací B2E – Zaměstnanecký portál

Co je to B2E – zaměstnanecký portál a jaké potřeby řeší?

Během pandemie koronaviru se výrazně zvýšil počet zaměstnanců, kteří pracují na home office. Společně s tím přišly i nové administrativní výzvy. Jednou z nich bylo sdílení a potvrzování rutinních dokumentů pro mzdové účetní či personalisty.

Kvůli výplatním lístkům, čestným prohlášením, potvrzení o zdanitelných příjmech i jiným listinám museli zaměstnanci buď fyzicky navštívit personální oddělení, což v pandemické situaci nebylo vždy možné. Jedinou “vzdálenou” alternativu pak představovalo tisknutí, skenování a odesílání dokumentů e-mailem.

Abychom komunikaci mezi zaměstnanci a mzdovým či personálním oddělením usnadnili, vyvinuli jsme pro ERP systém Vario webovou aplikaci B2E – Zaměstnanecký portál. Zaměstnanci díky ní mohou řešit výše uvedené agendy z pohodlí domova, zatímco mzdové a personální oddělení se zbaví papírových dokumentů a jejich ručního vyplňování.

Největší přínosy aplikace

• bez nutnosti fyzického kontaktu: zaměstnanci získají možnost vyřídit si mzdovou a personální agendu z pohodlí domova,
• mzdové a personální dokumenty na jednom místě: skrze aplikaci lze vyřídit širokou škálu mzdových a personálních dokumentů, od výplatních lístků přes prohlášení poplatníka daně až po potvrzení o úvěru,
• dostupné kdykoliv a kdekoliv: aplikace je přístupná přes prohlížeč a je optimalizovaná pro počítače i mobilní zařízení,
• přehledné a intuitivní rozhraní: dokumenty jsou řazeny do přehledného seznamu a rozděleny dle kategorií,
• rychlejší a přehlednější schvalování: dokumenty lze potvrzovat jedním kliknutím,
• konec papírových dokumentů: vše důležité si mohou zaměstnanci vyřídit čistě elektronicky a bez nutnosti tisku a skenování listin,
• vše v jednom systému: aplikace komunikuje s ostatními moduly Varia a lze ji využít pro sdílení a potvrzování řady dokumentů,
• bezpečnost a transparentnost: aplikace využívá šifrování a bezpečný HTTPS protokol, a upozorní uživatele na případné změny v již zaslaných dokumentech.

Jak B2E – Zaměstnanecký portál funguje

Na straně personálního oddělení nabízí aplikace samostatné B2E rozhraní, ve kterém lze jednoduše generovat potřebné dokumenty stejným způsobem jako ve Variu. Vygenerované doklady se následně ukládají do složek, odkud se automaticky rozešlou jednotlivým zaměstnancům. Systém do dokumentů při generování automaticky doplní všechny údaje včetně náležitostí (razítko, podpis apod.), není proto nutné cokoliv doplňovat ručně.

Zaměstnanci se do B2E portálu dostanou pomocí přihlašovacích údajů. V jednoduchém rozhraní se jim kromě základních osobních údajů zobrazí i tlačítka vedoucí ke třem hlavním oblastem dokumentů, se kterými Zaměstnanecký portál pracuje:

• Výplatní lístky: lze využít jak výchozí podobu lístků, tak i jakýkoliv jiný design zadaný do Varia),
• Prohlášení poplatníka daně neboli „růžový formulář“,
• Ostatní dokumenty: jakékoliv jiné listiny (čestné prohlášení, potvrzení o zdanitelných příjmech aj.).

U každého přijatého dokumentu může zaměstnanec zobrazit náhled a dokument stáhnout do svého zařízení. Alternativně je možné dokumenty i nahrávat v elektronické podobě a sdílet je se mzdovým či personálním oddělením.

Zabezpečení a transparentnost

Portál využívá zabezpečený protokol HTTPS a přístup k němu je podmíněn přihlašovacími údaji a heslem či PIN kódem. Zpracovávané dokumenty jsou zašifrovány a přístup je možný pouze z odpovídajícího rozhraní ve Variu a ze Zaměstnaneckého portálu daného zaměstnance.

Pro zajištění správnosti dokumentů pak aplikace disponují schvalovací funkcí, kdy může zaměstnanec přijaté dokumenty jedním kliknutím elektronicky podepsat. Podpisem vzniká digitální otisk, který je při každém zobrazení porovnáván s dokumentem uloženým v databázi Varia. Pokud pak na straně Varia dojde k jakýmkoliv změnám daného dokumentu, aplikace jej zobrazí jako neplatný.

V případě chybných údajů či jiných nesrovnalostí pak může zaměstnanec příchozí dokument i odmítnout. V takovém případě se digitální otisk dokumentu neuloží a účetní oddělení obdrží notifikaci, že je třeba dotyčný soubor upravit.

V souladu s legislativou

Ačkoliv lze v aplikaci dokumenty schvalovat jedním kliknutím, nemusíte se bát problémů se zákony. Podle zákona č. 170/2017 Sb. je totiž elektronický souhlas zaměstnance zcela postačující, pokud je zajištěna jeho jednoznačná identifikace v rámci interního podnikového systému.

Díky tomu můžete B2E – Zaměstnanecký portál používat bez digitální identity či klasického elektronického podpisu.

Tedy, ať jsme úplně přesní, tak existuje výjimka. Vyloženě elektronickým podpisem musí být opatřeny dokumenty zasílané dle zákoníku práce (viz zákon 262/2006, §334-337), jako je například pracovní smlouva, mzdový výměr, dohoda o pracovní činnosti, výpověď apod.

Jednoduchá a rychlá implementace

Coby samostatná aplikace pro Mobilní Vario vyžaduje B2E – zaměstnanecký portál implementaci, která ovšem zabere pouze několik hodin. Během nich s vámi naši specialisté:

• vytvoří HTTPS certifikátu (tento krok odpadá, pokud již používáte Mobilní Vario),
• instalace samotného řešení,
• vygenerují přihlašovací údaje pro zaměstnance (zde je potřeba mít e-mailovou adresu),
• zaškolí pracovníky personálního či mzdového oddělení, kteří si tak mohou systém vyzkoušet a zorientovat se v něm,
• nasadí aplikaci do ostrého provozu.

Napište nám

Máte zájem o B2E Zaměstnanecký portál? Nebo se jen chcete dozvědět více informací?

Kontaktujte nás na telefonu +420 236 190 190, nebo napište e-mail na info@vario.cz. Probereme s vámi vše potřebné a poskytneme detailnější informace o aplikaci.