Webinář Zaměstnanecký portál B2E

Webinář Zaměstnanecký portál B2E

Registrujte se zdarma na webinář s praktickou ukázkou aplikace, která se postará o digitalizaci mzdové agendy.

To mě zajímá

Efektivní řízení skladu: Seznámení s warehouse management systémem (WMS)

V dnešním moderním světě je hlavní potřebou zákazníka zprostředkovat vše okolo nákupu co nejrychleji a nejefektivněji. Naproti tomu potřeba podniků je, aby se tato zprostředkování okamžitě projevovala v podnikových informačních systémech. Jak? Je potřeba účinného softwaru, který bude schopen v reálném čase sledovat a spravovat všechny skladové operace a postará se o efektivní řízení skladu.

Efektivní řízení skladu: Seznámení s warehouse management systémem (WMS)

Skladové hospodářství a představení jeho významu

Dříve než se budeme věnovat konkrétně systému na řízení skladu, resp. warehouse management systému (WMS), je potřeba si v základu krátce představit skladové hospodářství a jeho význam v podniku obecně. Skladové hospodářství označuje organizaci procesů ve vašem skladu, a tím je především myšleno řízení zásob (množství) a skladového prostoru.

Kromě toho musí skladové hospodářství zajistit hladké a cenově výhodné zpracování všech skladových operací; Na jedné straně institucionálně jako řídící orgán, na straně druhé také funkčně ve smyslu kontroly, provádění a evidence všech intra logistických procesů (mezi ně patří mimo jiné údržba různých komponent skladovacího systému, správa přepravních pomůcek a opakovaně použitelných obalů – jako jsou palety, kontejnery, prázdná místa atd).

Nedílnou součástí skladového hospodářství je jednoznačně řízení zdrojů – pracovních sil a technického kapitálu – a to s cílem:

  • Hladkého a cenově výhodného zpracování a administrace všech podnikových skladových procesů – od příjmu zboží až po expedici
  • Kompletní evidence všech jednotlivých pohybů skladových objektů – pro zajištění kontroly množství a hodnoty zásob

3 základní typy skladového hospodářství

  1. Manuální skladové hospodářství

Řízení skladu lze provádět manuálně (např. pomocí papírových seznamů nebo pomocí listů Excelu). Tato metoda je však vhodná pouze pro velmi malé podniky s jednoduchými vnitropodnikovými postupy. Manuální řízení skladu je také často označováno jako softwarově podporované řízení skladu, které je však na rozdíl od automatizovaného řízení skladu prováděno ručně ve skladu.

  1. Softwarově podporované skladové hospodářství

V dnešní době se skladové hospodářství obvykle provádí pomocí systému řízení skladu (warehouse management systém – WMS). Jedná se o inventarizační systém, který popisuje a spravuje různé vztahy mezi inventářem (zboží, sortiment, šarže atd.) a jejich fyzickým umístěním (místo skladu, zásobník, skladovací jednotka, nakládací pomůcka atd.).

  1. Komplexní / automatizované skladové hospodářství

V logistických centrech se v rámci složitějších procesů a částečně nebo plně automatizovaných skladových prostor využívá systém, který kromě jednoduchého skladového hospodářství zahrnuje i kontrolu a optimalizaci materiálového toku. V tomto případě skladové řídicí systémy nabízejí komplexní funkce pro kontrolu stavů systému a pro výběr provozních a optimalizačních strategií.

A právě posledním dvěma typům skladového hospodářství se budeme nyní blíže věnovat.

Rizeni skladu

Co je to warehouse management systém (WMS) – systém na řízení skladu

Systém na řízení skladu, tzv. warehouse management systém (WMS), je softwarové řešení, které poskytuje přehled o celkovém skladovém stavu podniku (materiály a zboží) a zároveň spravuje operace související s dodavatelsko-odběratelským řetězcem (příjem, evidence i dodávky zboží a materiálů).

Pomáhá podnikům jakékoliv velikosti spravovat jeho skladové operace – od přijetí, po samotné splnění objednávky, a to rychleji a bez kompromisů v dodacích podmínkách.

Efektivní skladový systém vám poskytuje možnost v reálném čase sledovat zboží, které vstupuje do skladu, je patřičným způsobem evidováno, uloženo na konkrétní skladové místo, nebo situaci, kdy opouští sklad za účelem vyřízení objednávky. Jak? Pomocí technických aspektů, kterými jsou samotná aplikace warehouse management systému podpořena čtečkami a čárovými kódy rozmístěnými v rámci skladu apod.

Tyto technické aspekty však nevyřeší problém vašeho skladového hospodářství samy od sebe. Úskalí z praxe, které podniky častokrát přehlíží, komentuje Ing. Jakub Müller, konzultant ERP systému Vario, následovně:

„Firmy to neslyší rády, ale je potřeba si uvědomit, že nasazení warehouse management systému neznamená jen nakoupit čtečky, nahrát aplikaci a polepit sklad i zboží čárovými kódy. Ze všeho nejdříve je potřeba projít stávající procesy, najít bolavá místa, případně procesy upravit či přeskládat. Bavíme se o analýze, díky které se skladové procesy propojí a plynule navážou na všechny ostatní agendy v ERP systému. Pak má warehouse management systém pro firmu skutečný přínos.“

Zjednodušeně řečeno, systémy řízení skladu pomáhají optimalizovat všechny vaše skladové procesy. Je to nesmírně důležité nejen proto, že je vám umožněno sledovat všechny položky ve skladu, ale může také vytvářet systémy, které zjednodušují vaše celkové skladové hospodářství a pracovní postupy s ním spojené (v rámci optimalizačních strategií).

3 důvody, proč optimalizovat skladové procesy?

  • Prevence mrtvých zásob

Pokud jde o efektivní správu skladu, je vždy nutné přesně vědět, kolik, čeho bude potřeba. K tomu je vyžadována kombinace prediktivní analýzy dat, obchodních zkušeností a přehledu o zákaznících. Ale i přes to pravděpodobně čas od času dojde k nadprodukci a zásobení skladu nad míru.

Tím podniku zůstanou zásoby, které nelze prodat – jinak známé jako mrtvé zásoby. Ty značným způsobem ovlivňují příjmy a peněžní toky, zabírají cenný skladový prostor a mohou dokonce ohrozit životaschopnost podniku.

  • Efektivní vyřizování objednávek

Hlavním cílem podniku je splnit jakoukoliv objednávku co nejefektivněji. K tomu potřebujete systém řízení skladu, abyste pochopili, kde jsou všechny vaše materiály a zboží ve skladu, abyste v konečném důsledku snížili latenci objednávek, náklady na zpracování a chyby v objednávkách.

Systém řízení skladu vám může pomoci urychlit vyřízení objednávky, a také vám může pomoci sledovat, co se dobře prodává. Když vidíte, jaké produkty nejčastěji opouštějí sklad, můžete najít nové způsoby, jak optimalizovat způsob nastavení skladu. Můžete sledovat suroviny ve chvíli, kdy přijdou, a ujistit se, že jsou na nejlepším místě pro skladování a výrobu. Nejprodávanější produkty mohou být vedle nakládací rampy nebo balícího prostoru, na rozdíl od toho, aby byly na opačném konci prostoru.

  • Aktuální a přesné informace o skladových zásobách

Vzhledem k tomu, že systém řízení skladu je automatizovaným řešením problematiky skladové evidence, máte všechny informace a data aktuální a dostupná na jednom místě. Tzn. když zákazník odešle objednávku, budete moci okamžitě zkontrolovat, zda jsou dostupné potřebné produkty či materiál k jejímu vyřízení. Místo toho, aby určitá osoba ručně kontrolovala objednávku a zásoby, dojde k automatickému označení objednávky ve chvíli, kdy je připravená k vyexpedování. Tento proces ušetří spoustu času, úsilí a financí podniku. 

Pokud bychom to shrnuli, při řízení těchto a mnohých dalších operací vám pomáhá právě systém řízení skladu. Jeho použití minimalizuje náklady, a tím zlepšuje celkové fungování podniku a poskytované služby zákazníkům.

Nestačí ke správě skladu tradiční skladový modul v rámci ERP?

V každém dodavatelsko-odběratelském řetězci je sklad hlavní složkou, která vzájemně propojuje jednotlivé strany tohoto řetězce, a tedy v dnešní době lze sklad samotný považovat za možnou konkurenční výhodu. Z toho důvodu se stalo velmi žádoucí efektivně řídit sklady a efektivně alokovat své zdroje.

Měli byste však vědět, že i v rámci této problematiky existují různá řešení. Jsou jimi:

  1. skladové moduly v rámci ERP systémů,
  2. samostatný warehouse management systém (WMS),
  3. speciální případ – warehouse management systém (WMS) implementovaný do ERP systému.

Warehouse management systém a ERP systém jsou totiž samy o sobě dva různé softwarové systémy navržené pro různé účely. Proto jejich spojením, tedy implementací warehouse management systému do ERP systému, které představuje produktové řešení Vario, získáte výhody obou dvou a nebudete muset přemýšlet, které řešení je pro vás výhodnější.

  • Warehouse management systém (WMS) si klade za cíl zjednodušit každodenní operace skladování, zlepšit přesnost zásob, a především poskytnout přehled o skladových činnostech v reálném čase (hlavní výhoda oproti skladovým modulům v rámci ERP)
  • ERP (software pro plánování podnikových zdrojů) je sada řešení pro řízení podniku s několika moduly pro správu každé oblasti podniku. Většina ERP systémů obsahuje modul pro správu a evidenci skladu, ale ne všechny jsou ve funkcích stejné.

Hlavní rozdíl mezi warehouse managementem systémem (WMS) a tradičním modulem ERP systému pro skladovou evidenci komentuje i Radka Aschenbrennerová, obchodní zástupkyně ERP systému Vario, a to následovně:

„Hlavní rozdíl je v tom, že např. modul Sklad slouží k samotné evidenci, oproti tomu např. Vario warehouse management system aktivně řídí všechny skladové procesy a také zrcadlí realitu na skladu. Poskytuje tak přesné a aktuální informace o tom, co a kde se nachází.“

7 hlavních výhod WMS

Celosvětovými průzkumy bylo zjištěno, že přijetí systému řízení zásob pomáhá především při:

  1. Snižování provozních nákladů

Dobře navržený warehouse management systém snižuje provozní náklady různými způsoby. Tento typ systému určuje nejefektivnější využití pracovní síly i skladového prostoru, což snižuje jejich plýtvání.

Systém řízení skladu pracuje s všestranností a flexibilitou. Software vám tedy může pomoci určit, kde máte uchovávat určité materiály, produkty a vybavení a pomáhá řídit fyzický pohyb a výkon pracovníků tak, abyste co nejvíce optimalizovali tok vašeho skladu. Jednoduše sníží potenciální náklady vyplývající z nadměrného pohybu materiálu, časově náročného umístění a vyhledávání.

  1. Zefektivnění řízení skladových operací

Systém řízení skladu optimalizuje vnitřní provoz skladu, který má nesporný dopad na dodavatelsko-odběratelský řetězec. Konkrétně v rámci skladu tedy warehouse management systém zefektivňuje celý skladový proces od příchozích příjmů po odchozí dodávky, čímž se zvyšuje provozní efektivita a snižují náklady. Zaměstnanci skladu dosahují rychlých a přesných vyřízení zásilek, a to pomocí snížení nebo eliminací zbytečných nebo neproduktivních činností.

Tyto úspory času a nákladů spolu se zlepšenými procesy a informacemi mají vliv na interní a externí subjekty (např. partnery), což jim umožní zlepšit i jejich vlastní provoz. Vylepšená správa dat může snížit různá rizika a zvýšit tak spolehlivost, což přináší výhody přepravcům, dodavatelům a zákazníkům. Efektivní správa zásob umožňuje optimalizované operace a zároveň snižuje čas a náklady na jejich přepravu.

  1. Zvýšení produktivity práce

Warehouse management systém tedy umožňuje svobodně určit, které metody skladových operací jsou pro váš podnik nejefektivnější. Kromě toho, že pomáhají optimalizovat umístění zásob a vytváření nejvhodnějších tras, může tento systém určit nejlepšího zaměstnance pro danou práci.

Tato řešení vám pomohou přidělovat úkoly členům týmu s ohledem na faktory, jako je úroveň dovedností, blízkost a aktuální úkolová vytíženost jedince. S ohledem na úroveň dovedností pracovníků, jejich blízkost ve skladu, jejich vybavení a dostupné úkoly ve skladu může systém řízení skladu lépe přidělit správný úkol správné osobě ve správný čas.

Optimalizace doby přepravy ve skladu je jednou z největších výhod, které může systém řízení skladu poskytnout pro lepší využití pracovní síly. Může zaměřit práci na činnosti s nejvyšší prioritou a zároveň najít nejvhodnějšího pracovníka pro provedení konkrétního úkolu. Pomocí prognóz práce může systém přidělovat úlohy na každodenní bázi a efektivně navrhovat plány.

Kromě vytváření plánů a přidělování denních úkolů lze warehouse management systém použít k získání širšího porozumění vaší pracovní síle. Vysoká míra fluktuace zaměstnanců je ve skladových a distribučních centrech velmi vysoká. A navíc lidský faktor je často jednou z nejvyšších nákladových položek v rámci skladových operací.

Pomocí prognóz práce mohou manažeři skladů vidět, kdy je potřeba více nebo méně zaměstnanců, identifikovat nejlepší pracovníky a hledat oblasti pro zlepšení.

  1. Zviditelnění zásob

Jednou z nejvýznamnějších výhod systémů řízení skladu je viditelnost zásob. Prostřednictvím čárových kódů a sériových čísel nabízí software warehouse management systému (WMS) data o vašich zásobách v reálném čase. Tyto technologie vám umožňují sledovat každou položku při vstupu do skladu a její pohyb v rámci skladu.

Tento druh transparentnosti je nutný k vytváření projekcí poptávky, které odhalují, které produkty jsou u klientů nejoblíbenější v různých obdobích roku. Tyto odhady pomáhají managementu při určování, do kterých položek investovat a které pravděpodobně ztratí podíl na trhu.

  1. Účinnější monitoring a controlling skladu

Princip skladů spočívá v tom, že zásoby jsou neustále v pohybu. Ať už jsou na sklad přijímány, jsou skladovány nebo ze skladu odchází, zboží se pohybuje v několika směrech, což může způsobit matoucí proces. Měli byste sledovat, které skladové položky mají nejrychlejší obrat, abyste je mohli skladovat efektivněji, a omezit tak prostoje na minimum.

Sledování každého z vašich produktů ve vašem skladu je komplexní a obtížný úkol, ale ztráta přehledu může mít pro váš podnik nákladné důsledky. Systém řízení skladu vám umožní najít a získat zboží během okamžiku. Navíc díky používání systému řízení skladu máte možnost zobrazovat a kontrolovat informace o skladové evidenci, takže nikdy neztratíte přehled o tom, kolik a čeho máte na skladě, a budete přesně vědět, kde se daná zásoba ve vašem skladu nachází.

  1. Zvýšení morálky a motivace zaměstnanců

Když provoz běží hladce, zaměstnanci mají pozitivní vztah ke svému pracovnímu prostředí. To platí zejména tehdy, když se vynakládá konkrétní úsilí na optimalizaci jejich času, aby měli vždy pocit, že je jejich kapacita využívána moudře. Na pracovišti je méně stresu a zlepšená produktivita a ziskovost zvyšují náladu pracovníků.

I když warehouse management systém nevyřeší každý problém související s vaší pracovní sílou, může udělat hodně pro zmírnění frustrace managementu i manuálních pracovníků. Uvolněnější a organizovanější pracovní prostředí může poskytnout vašim zaměstnancům čas navíc na rozmyšlenou, než se pokusí o nesprávný tah nebo použití pochybného vybavení.

To vše přispívá k bezpečnější, nadšenější a spokojenější pracovní síle, která dále zvyšuje celkový úspěch vašeho podnikání.

  1. Rychlejší plnění požadavků zákazníků a dodavatelů a zvyšování jejich celkové spokojenosti

Warehouse management systém umožňuje redukovat inventurní papírování, což znamená, že veškerá podstatná data a informace jsou uvedena elektronicky. Tím dochází ke zefektivnění procesů od objednávky až po dodání, a lze tak přesněji určit dostupnost produktu a poskytnout realističtější a přesnější termíny dodání zákazníkovi, snížení úrovně zákaznických stížností a zlepšení celkových služeb zákazníkům. Zákazníci se těší celkově lepšímu plnění objednávek, zkrácení dodacích lhůt a menšímu počtu nepřesností v objednávkách.

Výhody systému řízení skladu přesahují samotnou organizaci. Díky lepší viditelnosti zásob a schopnosti naplánovat příjem zásilek jsou optimalizovány i dodavatelské řetězce. Jednou z nejviditelnějších výhod pro dodavatele je kratší čekání v docích a na nakládacích rampách.

Díky účinnému warehouse management systému se výrazně zlepší pověst vašeho podnikání mezi zákazníky a dodavateli.

Jak WMS funguje v praxi?

Jako názorný příklad výhod warehouse management systému z podnikové praxe lze uvést případovou studii se společností Yssen Tools. Libor Havránek, marketingový manager společnosti Yssen Tools, komentuje přínos warehouse management systému v jejich provozu následovně:

„Nebojím se říct, že např. samotná fyzická práce se zbožím se zrychlila až čtyřnásobně.

5 signálů pro zavedení WMS

Výhody warehouse management systému jsou poměrně jasné, avšak jak poznat, že je tento systém tím pravým řešením pro váš podnik? Existuje několik znamení, které vám napoví, že je čas na jeho implementaci.

  1. Chybějící nebo špatná komunikace mezi skladem a zákaznickým servisem
  2. Nízká produktivita skladu z důvodu neefektivnosti skladových procesů
  3. Váš zákaznický servis je zahlcen řešením chyb a zpožděných zásilek
  4. Používáte smluvní sklady třetích stran
  5. Máte problém zjistit lokaci zboží či materiálu pro vyřízení objednávky
  6. Nemáte žádný přehled o skladových operacích, jejich efektivitě a produktivitě

Řídíte svůj sklad efektivně a účinně?

Dobře navržená platforma pro správu skladu je nejlepší způsob, jak rychle zlepšit úspěšnost a ziskovost podniku. Je důležité věnovat čas nalezení dokonalého produktového řešení warehouse management systému (WMS), aby vyhovoval jedinečným požadavkům vašeho podniku. Čím dříve do tohoto systému investujete a implementujete ho, tím dříve může váš podnik dosahovat úspěchu.

Komplexní warehouse management systém Vario s bohatými funkcemi nabízí vysoce efektivní systém správy skladu na míru, který pomáhá podnikům ušetřit čas a zvýšit produktivitu.

Chcete mít aktuální přehled o svém skladu, naplno váš sklad využívat, zrychlit skladové operace či dosahovat nulové chybovosti? Kontaktujte nás ještě dnes pro více informací na e-mailu: info@vario.cz