Co vás zajímá?
Proč digitalizovat personální a mzdové záležitosti?
Papírové formuláře, nekonečné složky a nutnost fyzické přítomnosti na pracovišti už dávno neodpovídají tempu dnešní doby. Digitalizace HR procesů a mzdové agendy přináší firmám i zaměstnancům hmatatelné výhody:
Úspora času a nákladů
Rutinní úkony, jako je tisk, podepisování, skenování a archivace, mizí. Vše probíhá online v několika kliknutích.
Flexibilita pro zaměstnance
Správu mezd a personalistiky lze vyřídit kdykoliv a odkudkoliv, což ocení zejména ti, kdo pracují na dálku nebo v terénu.
Vyšší přesnost a méně chyb
Automatizace minimalizuje lidské chyby při přepisování dat a zajišťuje aktuálnost informací.
Bezpečnost osobních dat zaměstnanců
Moderní systémy používají šifrování, řízení přístupu a protokoly, které brání zneužití citlivých údajů.
Soulad s legislativou
Elektronické zpracování dokumentů odpovídá aktuálním právním požadavkům, včetně zákonů o ochraně osobních údajů a zákoníku práce.
Ekologický přístup
Méně papíru znamená menší ekologickou stopu a úsporu firemních zdrojů.
Digitalizace HR a mezd tedy není jen technologickým trendem – je to strategický krok, který zvyšuje efektivitu, bezpečnost i spokojenost lidí ve firmě.
Co je B2E – Zaměstnanecký portál?
B2E – Zaměstnanecký portál je webová aplikace propojená s ERP systémem Vario, která slouží jako online komunikační kanál mezi zaměstnanci a personálním či mzdovým oddělením.
Umožňuje vyřídit mzdovou a personální agendu zcela bez papíru a bez nutnosti fyzické přítomnosti na pracovišti.
Portál je dostupný přes internetový prohlížeč a optimalizovaný pro počítače, tablety i mobilní telefony, takže zaměstnanci mají přístup kdykoliv a odkudkoliv. Ovládání je přehledné a intuitivní – systém uživatele navede krok za krokem.
Co v B2E vyřešíte online
- výplatní lístky, mzdové výměry a další mzdové dokumenty
- prohlášení poplatníka daně („růžový formulář“)
- potvrzení o zdanitelných příjmech
- potvrzení pro banku nebo jiné instituce
- pracovní smlouvy a jejich dodatky
- žádosti o dovolenou nebo jiné absence
- interní směrnice a firemní dokumenty
Více o B2E – Zaměstnaneckém portále
B2E je navržen tak, aby zjednodušil život zaměstnancům i HR oddělení – zaměstnanci vyřídí vše pohodlně online, personalisté a mzdové účetní ušetří čas, sníží administrativní zátěž a mají všechny dokumenty přehledně na jednom místě.
TIP: Vyzkoušejte DEMO verzi ERP systému Vario a přesvědčte se, jak snadná a efektivní může být správa mezd a personalistiky ve vaší firmě.
Hlavní funkce B2E portálu pro personalistiku a mzdy
B2E – Zaměstnanecký portál propojuje zaměstnance s personálním a mzdovým oddělením v jednom bezpečném online prostředí.
Díky propojení s ERP systémem Vario zvládne pokrýt kompletní agendu od nástupu až po ukončení pracovního poměru.
Mezi klíčové funkce patří:
Výplatní lístky online
Zaměstnanci si mohou kdykoliv zobrazit a stáhnout aktuální i historické výplatní lístky v elektronické podobě.
Elektronické formuláře a žádosti
Prohlášení poplatníka daně, potvrzení o zdanitelných příjmech nebo žádosti o potvrzení pro banku jsou dostupné k vyplnění a schválení online.
Schvalování jedním kliknutím
Dokumenty lze potvrdit nebo odmítnout přímo v portálu, včetně možnosti elektronického podpisu.
Mzdové a personální dokumenty na jednom místě
Od pracovní smlouvy přes mzdový výměr až po interní směrnice – vše je uloženo přehledně v jednom rozhraní.
Přehledné a intuitivní rozhraní
Navigace je jednoduchá a dostupná na počítači, tabletu i mobilu.
Okamžité notifikace
Systém upozorní zaměstnance na nové dokumenty či požadavky ke schválení.
Bez nutnosti fyzického kontaktu
Veškeré procesy lze vyřídit na dálku, což šetří čas zaměstnanců i HR oddělení.
Propojení s ostatními moduly Varia
Jednotný systém bez duplicit a složité správy dat.
Bezpečnost a transparentnost
Šifrování, zabezpečený HTTPS protokol, řízení přístupů a kontrola změn dokumentů.
B2E tak funguje jako centrální brána pro správu mezd a personalistiky, která urychluje administrativu a zlepšuje tok informací mezi zaměstnanci a firmou.
7 důvodů, proč pořídit B2E – Zaměstnanecký portál
- Přehledné a intuitivní rozhraní – Zaměstnanci se snadno zorientují a rychle najdou potřebné dokumenty.
- Mzdové a personální dokumenty na jednom místě – Od výplatních lístků po potvrzení o úvěru, vše je centralizované.
- Bez nutnosti fyzického kontaktu – Ideální pro práci na dálku i pobočky na více místech.
- Dostupné kdykoliv a odkudkoliv – Optimalizace pro počítače, tablety i mobilní telefony.
- Rychlé a jednoduché schvalování – Potvrzení dokumentu jedním kliknutím, bez papírování.
- Vše v jednom systému – Úzká integrace s ERP systémem Vario a ostatními moduly.
- Bezpečnost a transparentnost – Šifrovaný přenos dat, bezpečné přihlášení a možnost kontroly změn dokumentů.
Jak B2E – Zaměstnanecký portál funguje?
B2E – Zaměstnanecký portál je navržen tak, aby maximálně zjednodušil předávání a správu mzdových a personálních dokumentů mezi zaměstnanci a HR oddělením.
Funguje v propojení s ERP systémem Vario a lze jej používat jak v desktopové aplikaci, tak v online prostředí Vario Online.
Pro personalisty a mzdové účetní
- Generování dokumentů – V agendě Personalistika a Dokumenty lze jednotlivé listiny vytvářet ručně, nebo hromadně pomocí doplňku Generování výkazů B2E.
- Předání k podpisu či náhledu – Dokumenty se zpřístupní vybranému zaměstnanci v jeho B2E účtu, spolu s notifikací e-mailem.
- Automatické doplnění údajů – Při generování se do dokumentů automaticky doplňují všechny potřebné náležitosti (razítko, podpis, identifikační údaje).
- Správa vložených dokumentů od zaměstnanců – HR tým může přijímat a schvalovat dokumenty, které zaměstnanci sami nahráli do portálu.
Pro zaměstnance
- Přístup přes web i mobil – Po přihlášení pomocí přístupových údajů získá zaměstnanec přehledné rozhraní se svým profilem a osobními údaji.
- Pět karet dokumentů:
- Personální k podpisu – dokumenty čekající na elektronické potvrzení.
- Personální k náhledu – dokumenty určené pouze k prostudování.
- Výplatní lístky – s možností filtrování a stahování.
- Moje dokumenty k převzetí – dokumenty, které zaměstnanec předává HR oddělení.
- Moje dokumenty převzaté – archiv předaných dokumentů.
- Elektronický podpis nebo odmítnutí – Dokument lze potvrdit jedním kliknutím, čímž vzniká digitální otisk uložený v systému. Pokud zaměstnanec dokument odmítne, HR oddělení dostane notifikaci k úpravě.
- Nahrávání vlastních dokumentů – Možnost přidávat a upravovat podklady přímo v portálu bez nutnosti posílat je e-mailem.
„V systému Vario stačí, když mzdová účetní vygeneruje elektronický formulář a pošle upozornění zaměstnanci do e-mailu. Ten otevře odkaz, v aplikaci zkontroluje údaje a potvrdí. Dvě kliknutí a je hotovo.“ – Zdeňka Cmíralová, mzdová specialistka ERP systému Vario
TIP: Chcete se rychle a přehledně seznámit s ERP systémem Vario, aniž byste museli složitě hledat informace na webu? Stáhněte si náš aktuální e-book – na 16 stranách vám ukážeme klíčové funkce systému i konkrétní příklady, jak Vario pomáhá českým firmám zvyšovat efektivitu.
Zabezpečení a transparentnost
Při práci s mzdovými a personálními dokumenty je bezpečnost dat zaměstnanců absolutní prioritou. B2E – Zaměstnanecký portál je navržen tak, aby chránil citlivé informace a zároveň poskytoval uživatelům jistotu, že jejich data jsou v bezpečí a nedojde k neoprávněným zásahům.
Hlavní bezpečnostní prvky:
- Šifrovaný přenos dat – Portál využívá zabezpečený protokol HTTPS, který zajišťuje ochranu dat během přenosu mezi serverem a uživatelem.
- Řízení přístupu – Přihlášení je možné pouze pomocí unikátních přístupových údajů a hesla či PIN kódu.
- Digitální otisk dokumentu – Každý elektronicky podepsaný dokument je opatřen digitálním otiskem. Ten je při každém zobrazení porovnáván s originálem uloženým v databázi Varia. Pokud dojde k jakékoliv změně, dokument je označen jako neplatný.
- Odmítnutí dokumentu – V případě chybných údajů může zaměstnanec dokument odmítnout, čímž se zabrání jeho uložení a HR oddělení obdrží upozornění k opravě.
- Ochrana proti neoprávněným zásahům – Systém eviduje všechny změny a přístupy, což zajišťuje plnou auditovatelnost.
Výsledkem je transparentní proces, kde mají zaměstnanci jistotu, že vidí vždy aktuální a autentické dokumenty, a HR oddělení má plnou kontrolu nad oběhem informací.
V souladu s legislativou
B2E – Zaměstnanecký portál je plně přizpůsoben platným zákonům a předpisům v oblasti pracovního práva a ochrany osobních údajů. Použití portálu je tedy bezpečné nejen technicky, ale i právně.
Klíčové legislativní body:
- Elektronický souhlas zaměstnance – Podle zákona č. 170/2017 Sb. je elektronický souhlas zcela postačující, pokud je zajištěna jednoznačná identifikace uživatele v rámci interního systému.
- Bez nutnosti digitální identity – Pro většinu agendy není potřeba kvalifikovaný elektronický podpis ani e-identita.
- Výjimky dle Zákoníku práce – Dokumenty, jako pracovní smlouva, mzdový výměr, dohoda o pracovní činnosti nebo výpověď, musí být podle zákona 262/2006 Sb., §334–337, opatřeny elektronickým podpisem.
- Soulad s GDPR – Portál splňuje požadavky na ochranu osobních údajů, včetně omezení přístupu a uchovávání dat pouze po nezbytnou dobu.
Díky těmto opatřením mohou firmy B2E využívat bez obav z právních komplikací a zároveň si být jisté, že procesy jsou v souladu s aktuální legislativou.
Začněte s digitalizací HR ještě dnes
Digitalizace mzdové agendy a personalistiky už není luxus, ale nutnost pro každou moderní firmu. B2E – Zaměstnanecký portál od Varia přináší:
- Úsporu času a nákladů – konec tisknutí, skenování a archivace papírových dokumentů.
- Flexibilitu a dostupnost – přístup odkudkoliv, kdykoliv a z jakéhokoliv zařízení.
- Jednoduché a rychlé procesy – schvalování jedním kliknutím a přehledné rozhraní.
- Bezpečnost dat zaměstnanců – šifrování, kontrola změn a řízení přístupů.
- Legislativní jistotu – v souladu se zákonem č. 170/2017 Sb., zákoníkem práce i GDPR.
- Integraci s ERP systémem Vario – žádné duplicity, jednotná databáze a automatizace procesů.
- Pozitivní uživatelskou zkušenost – spokojenější zaměstnanci i HR tým.
B2E portál není jen technologické řešení – je to nástroj, který přetváří způsob, jakým firmy komunikují se svými lidmi a jak spravují jednu z nejcitlivějších agend vůbec: mzdy a personalistiku.
Domluvte si bezplatnou konzultaci a zjistěte, jak B2E – Zaměstnanecký portál může zefektivnit vaše mzdové a HR procesy.
Nebo si rovnou nechejte vypočítat cenu Varia.
