Automatizace a digitalizace procesů v řízení služeb

Na začátek zodpovíme ožehavou otázku – proč by vlastně měly servisní firmy uvažovat o digitalizaci svého řízení služeb a automatizaci firemních procesů?

Pravdou je, že s rozvojem podnikových technologií a firemního softwaru je digitalizace a automatizace již více či méně nezbytná pro udržení konkurenceschopnosti.

5 největších výhod automatizace a digitalizace pro servisní firmy a firmy nabízející služby

1. Zvýšení efektivity a produktivity: automatizace rutinních úkolů, jako je plánování schůzek, správa zásob, fakturace a sledování objednávek, umožňuje zaměstnancům soustředit se na důležitější a hodnotnější činnosti.
2. Snížení chybovosti: díky digitalizaci a automatizaci se lze zbavit nutnosti ručního zadávání dat, což minimalizuje riziko lidské chyby. ERP systémy rovněž dokážou automaticky kontrolovat správnost informací a synchronizovat je napříč všemi moduly pro odstranění duplicit.
3. Dostupnost online: zejména servisní technici v terénu ocení možnost přistupovat k datům v ERP systému odkudkoliv skrze internet. Řada systémů pak nabízí i specializované mobilní aplikace, v nichž mohou terénní pracovníci provádět běžné agendy i pomocí chytrého telefonu nebo tabletu.
4. Optimalizace zákaznického servisu: díky digitálním nástrojům mohou servisní firmy sledovat historii zákazníků, analyzovat jejich potřeby a přizpůsobit své služby individuálním požadavkům. Výsledkem je zvýšení spokojenosti zákazníků a podpora vlastní reputace.
5. Flexibilita a škálovatelnost: digitalizace poskytuje firmám možnost rychle reagovat na změny na trhu a přizpůsobit se novým podmínkám. Moderní ERP systémy jsou v tomto ohledu navrženy pro snadnou rozšířitelnost a přizpůsobení se specifikům té či oné společnosti.

5 klíčových oblasti v rámci servisu a služeb pro automatizaci a digitalizaci

Výše uvedený výčet je jen obecný a dal by se vztáhnout na mnoho firem. Nyní tedy půjdeme více do hloubky a zaměříme se na konkrétní agendy, s nimiž vám automatizace podnikových procesů pomůže:

1. Správa objednávek a zakázek: Automatizace správy objednávek a zakázek umožňuje rychlé a efektivní zpracování požadavků zákazníků, od jejich přijetí až po dodání služeb. Digitální systémy mohou sledovat status objednávek, alokovat zdroje a automaticky informovat zákazníky o stavu jejich požadavků.
2. Plánování a řízení údržby: Automatizované systémy pro plánování a řízení údržby mohou předpovídat potřeby údržby na základě historických dat a stavu zařízení. To umožňuje proaktivní údržbu, která minimalizuje výpadky a zvyšuje efektivitu provozu.
3. Fakturace a finanční řízení: Automatizace fakturačního procesu zajišťuje přesné a včasné vystavování faktur, sledování plateb a řízení pohledávek. ERP systémy mohou také poskytovat přehledy a analýzy finančních dat, což usnadňuje finanční plánování a kontrolu nákladů.
4. Zákaznický servis a podpora: Digitalizace zákaznického servisu zahrnuje použití CRM systémů, které sledují historii zákazníků, jejich preference a předchozí interakce. Chatboty a automatizované systémy odpovědí mohou zajišťovat rychlou a efektivní podporu, zatímco pokročilé analytické nástroje mohou identifikovat oblasti pro zlepšení.
5. Projektové řízení: Automatizované nástroje pro projektové řízení umožňují efektivní plánování, sledování a řízení projektů. Pomáhají zajišťovat, že projekty jsou dokončeny včas a v rámci rozpočtu, a poskytují přehled o pokroku a alokaci zdrojů.

Co v rámci digitalizace a automatizace služeb servisu nabízí Vario?

ERP systém Vario se vyznačuje vysokou mírou variability a schopností pomoci firmám napříč obory i velikostmi. Sektor služeb a servisu není výjimkou – pro tuto oblast disponuje Vario specializovanými servisními funkcemi. Mezi ty nejužitečnější patří:

1. Snadné plánování údržby a ad-hoc servisních zásahů

ERP systém Vario umožňuje snadné plánování jak pravidelné údržby, tak rychlé reakce na nečekané servisní zásahy. Integrací plánovací tabule Vario poskytuje servisním firmám komplexní přehled o dostupných zdrojích a aktuálně probíhajících úkolech, což značně zvyšuje efektivitu plánování a koordinace logistiky. Zefektivňuje celý proces a minimalizuje časové ztráty, což přispívá k rychlejšímu a přesnějšímu provádění servisních operací.

2. Automatizace a integrace servisních procesů

ERP systém Vario poskytuje pokročilé nástroje pro automatizaci a integraci všech klíčových servisních procesů:

• automatické generování servisních dokladů,
• plánování a alokace servisních techniků podle jejich specializace,
• integrace s ekonomickým modulem pro snadnou fakturaci a správu financí přímo z terénu.

Co to je robotická automatizace procesů (RPA)?

3. Mobilní aplikace Vario

Trumfem v rukávu Varia je aplikace Vario Online. Díky ní mají vaši zaměstnanci přístup k ERP systému přímo z chytrého telefonu, tabletu nebo notebooku. Stačí mít jen vhodné zařízení, připojení k internetu a můžete z terénu pracovat stejně efektivně jako z kanceláře.

Servisním technikům pak aplikace nabízí následující užitečné funkce:

• přehled o servisních tiketech,
• záznamy z předchozích zásahů u daného zákazníka,
• elektronický podpis smluv a protokolů,
• přepis nadiktovaných poznámek,
• zasílání fotek problémů do skladu,
• možnosti vzdálených konzultací,
• a řadu dalších.

Ve výsledku tak vaši technici mohou fungovat zcela samostatně bez nutnosti nosit s sebou papírové dokumenty či opakovaně kontaktovat servisní středisko.

Zjistěte více o Variu Online

TIP: Přečtěte si více o způsobech, jakými Vario pomáhá digitalizovat servisní procesy

Inspirujte se spokojeným zákazníkem

V oblasti služeb pomáhá systém Vario řadě zákazníků. Jedním z nich je i společnost e-Commerce Business, která provozuje e-shopy pro nadnárodní korporace. S Variem spolupracuje již přes 20 let a nejvíce jej využívá ve 4 klíčových oblastech:

1. Automatizace procesů: firma se snaží automatizovat maximum rutinních agend; v současnosti zvládá se třemi zaměstnanci práci, na kterou by bylo bez Varia třeba 7 lidí.
2. Přizpůsobení systému: Vario je vysoce variabilní a umožňuje firmě si systém upravovat dle aktuálních potřeb.
3. Napojení externích řešení: firma na Vario úspěšně napojila e-shopy, logistický systém, CRM řešení či rozhraní pro řízení call-centra.
4. Reporting: data z Varia může společnost analyzovat a exportovat dle potřeby. Není tak vázána na pevně dané formáty a může reporty volně exportovat do různých systémů.

Díky těmto přínosům šetří Vario v e-Commerce až 500 člověkohodin měsíčně a rovněž přineslo úsporu 4 pracovních pozic v back office.

„Nejvíce na Variu oceňujeme možnosti automatizace procesů. Neustále hledáme nové cesty, jak procesy posouvat, abychom lidi nevytěžovali běžnou rutinou. Díky tomu agendu zvládáme ve 3 lidech. Pro srovnání, když bychom procesy automatizované neměli, museli bychom mít lidí 7, abychom zvládali vyřídit všechny objednávky.“ Jindřich Brázda, jednatel firmy e-Commerce Business.

Zjistěte více o řešení pro e-Commerce Business

Jak probíhá implementace a digitalizace krok za krokem

Rozhodli jste se na základě výše ušetřit práci sobě i svým zaměstnancům a také si pořídit ERP systém? Pak vás čeká cesta o několika krocích, na jejímž konci stojí systém vyladěný potřebám vašeho podnikání.

Přesný proces se liší systém od systému, obecně vzato ale zahrnuje následující kroky:

• Analýza potřeb a cílů: definice vašich očekávání a cílů implementace, analýza stávajících procesů a určení, jaké z nich mají být digitalizovány či automatizovány.
• Výběrový tým: zformování týmu manažerů zastupujících všechna oddělení firmy; zajistíte tak, že do výběru promluví potřeby všech úseků společnosti.
• Výběr správného řešení: volba optimálního ERP systému na základě vhodnosti pro vaše odvětví, nabídky funkcí a modulů, škálovatelnosti, dostupnosti podpory a dalších aspektů.
• Příprava na implementaci: příprava technické infrastruktury, protřídění a nachystání dat určených k migraci do nového systému.
• Samotná implementace: instalace ERP systému na vaše servery a lokální zařízení, migrace vybraných dat, prvotní konfigurace.
• Školení zaměstnanců: kurzy vysvětlující zaměstnancům práci s novým systémem tak, aby jej byli schopni využívat naplno.
• Konfigurace a integrace: nastavení systému dle vašich požadavků, případně i integrace externích řešení (vlastní účetní systém, systémy dopravců, docházkové terminály aj.).
• Postimplementační podpora: dlouhodobá podpora systému v ostrém provozu, ladění dle poznatků z praxe, případné další rozšiřování v budoucnu.

Poznejte výhody Varia zdarma

Zaujaly vás vlastnosti Varia? Vyzkoušejte si zdarma jeho demoverzi, v níž na časově omezenou dobu dostanete přístup ke všem funkcím systému.

Vyzkoušet Vario zdarma

Případně vám nabízíme i bezplatnou konzultaci s našimi odborníky. Ti si vyslechnou vaše potřeby a nastíní vám možné řešení.