Vše, co byste měli vědět o RPA – robotická automatizaci procesů

Co je to RPA – robotická automatizace procesů

Robotická automatizace procesů (zkratka RPA) je forma automatizace každodenních podnikových procesů, které vyžadují lidskou interakci. Jedná se o softwarovou technologii, která je schopna napodobovat většinu lidských interakcí s počítačem tak, aby bezchybně a automaticky plnila řadu úkolů (při vysokém objemu i rychlosti).

RPA může automatizovat vše, co je závislé na lidské práci, tzn:

• Pracovní postup
• Infrastrukturu
• Procesy back-office

Jedná se o posloupnost příkazů, které jsou prováděny softwarem podle určité předem definované sady pravidel.

Hlavním cílem RPA je nahradit opakující se a nudné úkoly prováděné zaměstnanci určitou technologií, tak aby se podniku snížily náklady a zaměstnanci ušetřili čas, který mohou věnovat významnějším úkolům. Celý proces tak pomáhá kontinuálně zvyšovat celkovou efektivitu podniku.

4 hlavní mýty o RPA

RPA je jednou z technologií, které hrají hlavní roli na cestě digitální transformací podniků. Má mnoho výhod a lze ji implementovat k automatizaci mnoha procesů. Stále však panují mylné představy o tom, co RPA je a jak funguje.

1. RPA jsou fyzičtí roboti
   Neznalost konceptu robotické automatizace procesů vede k mylné představě, že se jedná o fyzické roboty, které replikují lidskou práci. Realita je však taková, že RPA označuje softwarové řešení.

2. RPA nahrazuje lidskou práci
   K efektivní funkčnosti RPA je například stále potřeba její správné nastavení, které provádí člověk. Jedině tak se účinně zbaví rutinní práce a ušetří si čas, který může v rámci podniku věnovat hodnotnějším činnostem.

3. RPA stojí více, než podnikům doopravdy přináší
   Při pohledu na statistiky a zprávy od společností, které implementovaly RPA lze říci, že návratnost investic je obvykle vysoká. Například podniky mohou dosáhnout úspor nákladů v rozmezí od 20 % – 60 %. Společnost McKinsey dokonce odhaduje, že využití RPA pro automatizaci obchodních úkolů nabízí potenciální návratnost investic 30 % – 200 % během prvního roku.

4. RPA je bezchybné
   Jednou mylnou představou o RPA je, že poskytuje bezchybné výsledky kvůli její spolehlivé základní technologii. Realita je taková, že aby RPA skutečně fungovalo bezchybně, je vždy důležitá dostatečná podpora ze strany IT a důsledná implementační strategie. Je nutné určit správné procesy k automatizaci a vybrat ideální řešení RPA (nejlépe škálovatelné). A v neposlední řadě také věnovat dostatečnou pozornost post-implementační fázi.

Čím mi RPA pomůže v podnikání

Důvod, proč většina podniků využívá RPA  je, aby se zefektivnily podnikové operace a snížily náklady. To je však cílem většiny podnikových informačních systémů.

RPA a ERP systém

V souvislosti s RPA technologií je nutné zdůraznit 2 důležité informace, které by podniky měly správně chápat:

1. RPA technologie je přirozenou součástí ERP systémů
   Proto, jak je na první pohled patrné, se i její výhody s výhodami ERP systémů značně shodují.  Pochopit, co je to RPA a jak funguje, výrazně napomáhá lepšímu chápání celého konceptu ERP.

2. Pro dosažení výhod RPA není nutné hledat a implementovat čistě RPA software – stačí účinný systém ERP
   Vzhledem k faktu, že RPA je přirozenou součástí ERP systémů, dává pro většinu podniků největší smysl implementace ERP systému jako takového, než hledání a implementace čistě technologie RPA. Je to často opomíjeným a neznámým faktem, který by však řadě podniků ušetřil čas a peníze.

Software RPA si lze představit jako digitální pracovní sílu, která může komunikovat s jakýmkoli systémem nebo aplikací. A protože se RPA může přizpůsobit jakémukoli rozhraní nebo pracovnímu postupu, není třeba měnit obchodní systémy, aplikace nebo stávající procesy za účelem automatizace.

Všestrannost RPA se teprve začíná poznávat, ale již nyní mohou podniky plně využívat RPA v několika pracovních oblastech, jako je:

• Zpracování a odbavení objednávek
• Import a zpracování faktur
• Notifikace zákazníkům
• Upomínky dodavatelům
• Schvalovací procesy
• Datová výměna
• Aktualizace a publikování reportů
• Vstupní a výstupní proces zaměstnance

RPA v praxi

Přínos RPA (či obecně ERP systému) v podnikové praxi lze doložit příběhem společnosti Yssen Tools, která ho po úspěšné implementaci komentuje následovně:

„Nebojím se říct, že samotná fyzická práce se zbožím se zrychlila až čtyřnásobně.“

Proč implementovat ERP systém, který obsahuje také RPA řešení

RPA zefektivňuje pracovní postupy, díky nimž se podniky stávají ziskovější, flexibilnější a pohotovější. Rovněž se zvyšuje spokojenost zaměstnanců, jejich zapojení a produktivita odstraněním opakujících se úkolů z jejich každodenní pracovní náplně.

Je poměrně snadné říci, že díky automatizaci podniky získají rychlejší, jednodušší a spolehlivější procesy. Co tyto pojmy však znamenají pro vaše podnikání v praxi a proč byste měli implementovat ERP systém, který obsahuje také nástroje RPA?

 6 výhod, které získáte díky implementaci RPA

1. Zvýšená efektivita podniku
   V mnoha případech přispívá použití RPA k identifikaci procesních mezer a oblastí, kde stále chybí zlepšení. Tyto mezery ukazují na nedostatek lidských i softwarových zdrojů a často odhalují potřebu pokročilé a inteligentní automatizace, která může značným způsobem zvýšit efektivitu podniku.

2. Úspora času a nákladů
   Je nezbytné, aby zaměstnanci netrávili příliš mnoho času opakujícími se úkoly. Kombinace lidské pracovní síly a nástrojů RPA vede ke sníženým nákladům a značné úspoře času, který lze věnovat smysluplnějším úkolům.

3. Zvýšená produktivita
   Nechte zaměstnance pracovat na tom, v čem vynikají, a nechte software zvládnout úkoly, které jim v tom překážejí. Manuální úkoly spotřebovávají značné množství času a energie, takže zaměstnanci toho za den tolik nestihnou. RPA tento princip mění. Lze pracovat rychleji a zkrátit dobu zpracování dat. Díky tomu, že pracovní povinnosti v back-office jsou rozděleny mezi lidi a software, můžete snadno udělat více za stejnou dobu.

4. Eliminace chyb
   Chyby v pracovních procesech, které vedou ke skutečným a neplánovaným nákladům podniku, jsou poměrně běžné. Váš podnik se může potýkat například s dvojitými platbami způsobenými fakturami, které váš tým omylem duplikoval. S RPA je dosažení 100% bezchybnosti v práci s daty na dosah.

5. Lepší organizace práce
   RPA umožňuje, aby byly velkoobjemové obchodní procesy pružnější a schopné se přizpůsobit v nejistých časech a měnících se prostředích. Flexibilně zvládnete jakoukoli pracovní zátěž – plánovanou i neplánovanou – rozšířením své digitální pracovní síly v okamžiku, kdy je to potřeba. RPA má významný pozitivní vliv na škálovatelnost a efektivitu pracovních procesů.

6. Více spokojených zákazníků
   RPA má silný potenciál v zákaznickém servisu. Tím, že zaměstnanci tráví méně času na administrativních úkolech, mohou obrátit svou pozornost zpět k zákazníkům. Doba řešení problémů se zrychlí, spory se sníží a celková spokojenost zákazníků s vašich podnikem bude stoupat.

Jak poznám, které procesy lze automatizovat

Dnes RPA přináší novou formu hodnoty v celé řadě průmyslových odvětví a procesů. Podniky v odvětvích od finančních služeb přes zdravotnictví až po výrobu, veřejný sektor až po maloobchod a mnohé další zavedly RPA v tak rozmanitých pracovních oblastech, jako jsou finance, dodržování předpisů, právní služby, služby zákazníkům, provoz, IT a další.

Z důvodu široké použitelnosti RPA se tato forma automatizace rychle šíří. Obecně lze říci, že skvělým kandidátem pro RPA je prakticky jakýkoli velkoobjemový, obchodními pravidly řízený a opakovatelný proces.

Jsou určité činnosti, kde se lidské odbornosti nic nevyrovná. Současně je pravdou, že technologie je naopak lepší pro jakékoli výpočetní úlohy. Ideální řešení integruje výhody lidské a strojní inteligence. Neexistují žádná pevná pravidla pro to, co automatizovat. Liší se v závislosti na odvětví, organizaci a činnosti.

Obecně lze však říci, že pro RPA jsou ideální procesy, které:

• Se řídí pravidly
• Opakují se
• Pojí se s nimi významná chybovost při ručním zadávání
• Při kterých záleží na rychlosti odbavení požadavků

Shrnutí toho nejdůležitějšího o RPA

Když zkombinujete kvantifikovatelnou hodnotu RPA s její snadnou implementací ve srovnání s jinou podnikovou technologií, je snadné pochopit, proč se přijetí RPA celosvětově zrychluje.

Zde je shrnuto 6 hlavní informací o RPA:

1. RPA je přirozenou součástí ERP systémů.
2. RPA může pomoci mnoha různým typům průmyslových odvětví řešit jejich specifické provozní problémy – novými a účinnými způsoby.
3. Manažeři oblastí od financí přes zákaznický servis, marketing až po lidské zdroje a další zjišťují, že RPA zlepšuje mnoho podnikových procesů, přináší vyšší pracovní kapacitu a méně chyb u klíčových procesů.
4. Z pohledu finančního ředitele přináší investice do technologie RPA rychlou návratnost investic a vyžaduje minimální počáteční výdaje ve srovnání s jinými podnikovými technologiemi.
5. Vedoucí IT oddělení zjišťují, že RPA lze implementovat velice snadno a intuitivně. A protože RPA software lze snadno propojit se staršími systémy, RPA se stala klíčovým faktorem pro digitální transformaci. A navíc, moderní technologie RPA nabízí i škálovatelné platformy připravené pro jakékoliv podnikání.

Zaměstnanci zjišťují, že je snadné přijmout nástroje RPA do svých každodenních pracovních úkolů a že jim to značně šetří čas, který věnují smysluplnějším aktivitám

Jak zavedu RPA u sebe v podniku

Díky příležitostem pracovat chytřeji a rychleji je RPA prvkem automatizace, který pevně zakořeňuje vaše podnikání v 21. století. S výhodami RPA můžete téměř okamžitě začít šetřit peníze a zlepšovat vaše každodenní pracovní výsledky. Ačkoli RPA vyžaduje pro svůj úspěch předvídavost, plánování a zvážení důležitých metrik, využít jeho sílu je dnes snazší než kdykoli předtím. A to především z důvodu, že je přirozenou součástí ERP systémů – včetně ERP systému Vario.

ERP systém Vario poskytuje vašemu podniku robustní platformu RPA navrženou s ohledem na vaše potřeby. Integrací ERP systému se zabudovanými prvky RPA do vašich podnikových procesů můžete zefektivnit vaše starší systémy a zároveň vytvořit jednotný přístup k obchodním procesům a analýze dat.

Zvažte potřebu implementace ERP systému (a tedy technologie RPA) ve vašem podniku ještě dnes a zjistěte, jaké řešení je pro vás ideální. Ozvěte se nám na info@vario.cz, rádi se vám budeme věnovat.