Jak na efektivní řízení zásob pomocí ERP systému

Co se rozumí pod řízením zásob a jejich kontrolou?

Řízení zásob je komplexním souborem činností zahrnující plánování, provádění i monitoring veškerých aktivit spojených se skladovými zásobami. Sem patří nejen skladové operace, ale také objednávání i distribuce zboží. Kontrola zásob pak zahrnuje sledování a řízení množství a hodnoty zásob, identifikaci přebytků a nedostatků a optimalizaci skladových zásob.

Obecně lze řízení zásob rozdělit na strategické a operativní:

• strategické řízení určuje objem finančních zdrojů, které lze v dlouhodobém horizontu na řízení zásob vyhradit,
• operativní řízení zásob pak představuje samotné operace s obsahem skladu (objednávání, expedice, skladové pohyby aj.)

Cíle řízení zásob a jejich kontroly pak lze shrnout do následujících bodů:

• zajistit dostupnost zásob ve správném množství a kvalitě,
• vyhnout se nedostatkům či přebytkům zboží,
• zkrátit dobu vyřizování objednávek na minimum,
• eliminovat chybovost,
• optimálně využít kapacitu skladu.

Z toho vyplývá, že řízení zásob je klíčovým prvkem každého podniku, který se zabývá výrobou, obchodem nebo službami. Pokud vaše firma tuto disciplínu zvládne, bude moci nejen předcházet výpadkům v dodávkách, ale také zvýší spokojenost zákazníků i finanční výkonnost podniku.

Metody řízení zásob

V závislosti na druhu podniku a povaze skladových artiklů se pro řízení zásob v podniku v praxi používají různé metody. V obecné rovině se pak lze nejčastěji setkat s následujícími metodami:

1. Metoda ABC: zásoby jsou rozděleny do tří kategorií (A, B a C) na základě jejich hodnoty a frekvence použití. Podle toho pak lze optimalizovat rozmístění zboží ve skladu či prioritu objednávání.
2. Just-in-Time (JIT): materiály a zboží jsou objednávány a dodávány přesně ve chvíli, kdy jsou potřeba ve výrobním procesu. Ačkoliv je tato metoda náročnější na organizaci, umožňuje minimalizovat skladové zásoby a tím i snížit provozní náklady.
3. Economic Order Quantity (EOQ): tato metoda využívá matematický model EOQ sloužící k výpočtu optimálního množství objednávaných zásob. To zajišťuje dostatek materiálu a zároveň nevytváří nadbytek.
4. Pojistná zásoba: zde jsou stanoveny minimální a maximální hodnoty zásob. Zboží je objednáno ve chvíli, kdy se stavy dostanou pod minimum, a následně je doplněno do maximálního stavu.
5. FIFO a LIFO: zkratky označují dvojici metod pro řízení pohybu zásob. U FIFO (First In, First Out) jsou jako první spotřebovány či prodány nejstarší zásoby (tj. zásoby držené na skladu nejdéle). LIFO (Last In, First Out) pak používá opačný přístup, tj. první jsou spotřebovány nejnovější zásoby.

Jak efektivně řídit zásoby

Ať už si vyberete jakoukoliv výše uvedenou metodu, při řízení zásob se neobejdete bez kombinace strategického plánování, vhodných metod řízení a moderních technologií. Konkrétní kroky je třeba přizpůsobit specifikům vaší firmy a její činnosti, i přesto ale existuje soubor základních tipů platných pro prakticky všechny společnosti provozující sklady:

• Mějte přehled o svých zásobách: účinné řízení zásob je nemožné, pokud nemáte ponětí o skutečném stavu svého skladu. Zde se vyplatí použití specializovaných skladových systémů či ERP systémů vybavených modulem WMS. S jejich pomocí můžete skladové pohyby sledovat v reálném čase i bez zbytečného papírování.
• Plánujte poptávku: analyzujte historická data spotřeby zboží, sledujte tržní trendy a zohledňujte sezónní výkyvy. Snáze tak naplánujete objednávky a minimalizujete riziko nedostatků nebo přebytků.
• Automatizujte procesy: ERP systémy (například Vario) umožňují automatizovat řadu rutinních procesů souvisejících se skladovým řízením. Patří sem například automatické objednávání, sledování skladových pohybů či generování reportů. Díky tomu nejen zrychlíte skladové operace, ale také snížíte chybovost a ušetříte svým zaměstnancům mnoho času i práce.
• Využívejte svůj skladovací prostor: efektivní využití prostoru je klíčové pro snížení nákladů a zlepšení přehledu o zásobách. Snažte se proto artikly uspořádat podle poptávky či využijte některou z výše uvedených metod. Urychlíte tak pohyb zboží a využijete svůj sklad na maximum.
• Využití analytických nástrojů: moderní ERP systémy poskytují pokročilé analytické nástroje, které vám umožní sledovat výkon a identifikovat oblasti pro zlepšení. Analyzujte data o zásobách, prodejích a trendech, abyste mohli činit informovaná rozhodnutí.

Jak využít ERP systém Vario pro řízení skladových zásob

Jednou z největších předností Varia je jeho schopnost přizpůsobit se potřebám jakékoliv firmy. To platí i pro společnosti řešící řízení zásob, kterým Vario nabízí hned několik specializovaných modulů a funkcí:

Modul Sklady

Skladový modul Varia je komplexním řešením zahrnující všechny funkce nezbytné pro provoz skladových prostor a evidenci zboží. Vario vám zde nabízí nejen možnost vést neomezené množství skladů, ale také rozsáhlou evidenci zboží a historii skladových pohybů na základě skladových dokladů. Samozřejmostí je podpora čteček čárových kódů pro snadné načítání zboží.

Více o modulu Sklady

Vario WMS

Řešení Warehouse Management System má v podání Varia podobu přehledné webové aplikace, která je přímo propojena s databází Varia, skladovým modulem a čtečkami čárových kódů. Skladníci tak mají všechny informace o skladu kdekoliv po ruce a mohou s pomocí WMS podstatně urychlit skladové operace. Vyskladnění, naskladnění i jiné úkony jsou záležitostí několika poklepání a automaticky se propisují do ERP systému. Kromě času tak ušetříte i papírování a prakticky eliminujete chybovost.

Více o Vario WMS

Katalog zboží

Přehledné a uživatelsky přívětivé rozhraní pro správu veškerého zboží, služeb či materiálu. U každého produktu vám Vario umožní evidovat všechny potřebné údaje, případně si vytvářet i údaje vlastní. Díky stromové struktuře, definovatelným parametrům či možnosti přikládat obrázky, návody i jiné soubory, budete mít o obsahu svého skladu vždy perfektní přehled.

Více o Katalogu zboží

Řízení nákupu zboží

Virtuální nákupčí starající se o pořizování zboží na sklad. Modul je z velké části automatizovaný a využívá vámi stanovené nákupní strategie. V kombinaci s napojením na přijaté objednávky se tak modul postará, že vždy budete mít dostatek materiálu pro odbavení objednávek a vaši zákazníci tak dostanou své zboží včas.

Více o Řízení nákupu zboží

Zavedení ERP systému do podniku krok za krokem

Pokud vás předchozí řádky přesvědčily o potřebě pořízení ERP systému pro váš sklad, gratulujeme – máte za sebou první krok na cestě k modernější, rychlejší a efektivnější firmě. Implementace podnikového informačního systému ale takových kroků zahrnuje ještě celou řadu a podcenit se vám nevyplatí žádný z nich.

Co vás tedy rámcově čeká?

• Analýza potřeb a cílů: Nejprve je třeba důkladně analyzovat potřeby a cíle vašeho podniku. Identifikujte hlavní problémy v současném řízení zásob a stanovte, jaké funkce ERP systému by je měly řešit.
• Ustanovení výběrového týmu: ze zástupců všech oddělení své firmy vyberte tým, který se bude přímo účastnit hledání nového systému a zajistí, že ve výběru budou zohledněny potřeby všech úseků vaší společnosti.
• Výběr správného ERP systému: na základě vašich potřeb a cílů vyberte vhodný ERP systém tak, aby co nejvíce vyhovoval specifikům vaší firmy.
• Plánování implementace: vytvořte podrobný plán implementace ERP systému. Jeho součástí by měl být časový harmonogram, odpovědnosti jednotlivých členů týmu a stanovte klíčové milníky.
• Samotná implementace: během zavádění systému se od vás očekává úzká součinnost s konzultantem vašeho dodavatele. Rovněž také platí, že jde o velký zásah do činnosti vaší firmy a měl by tak mít naprostou prioritu.
• Školení zaměstnanců: Úspěch implementace ERP systému závisí z velké části i na tom, zda budou moci zaměstnanci systém využít naplno. Toho dosáhnete jen důkladnými školeními.
• Testovací provoz: po spuštění nový systém monitorujte a pravidelně vyhodnocujte, zda s jeho pomocí dosahujete stanovených cílů. Pokud ne, je třeba systém odladit, případně upravit.
• Ostrý provoz: koncem testovacího provozu vaše práce nekončí. Údržba ERP systému je během na dlouhou trať, zejména pokud plánujete další růst svého podnikání. Zde vám přijde vhod schopnost Varia růst s vaší firmou.

Více informací o úspěšné implementaci systému na řízení skladů najdete v článku 8 kroků k úspěšné implementaci systému na řízení skladů.

Inspirace spokojeným klientem

Česká společnost Prorok Sport nasadila Vario v roce 2019 pro řízení e-shopu Sportovna.cz. V roce 2021 pak firma jako odpověď na rostoucí nároky na skladové hospodářství nasadila Vario WMS. Nové řešení v kombinaci se čtečkami čárových kódů přineslo firmě následující přínosy:

• o 61 % vyšší obrat e-shopu,
• trojnásobné zvýšení hodnoty skladu,
• aktualizace skladové dostupnosti zboží hotová za pouhé 2 minuty.

Více o řešení pro Prorok Sport

Uveďte svůj sklad do 21. století

Máte o Vario zájem, nebo jen hledáte více informací? Ozvěte se nám skrze kontaktní formulář níže a náš tým zodpoví veškeré vaše dotazy. Rovněž také můžete prozkoumat i další způsoby, jak může Vario vaší firmě pomoci:

12 příkladů, jak ERP systém firmám pomáhá

„Když to shrnu, tak Vario pro nás představuje systém, kde je všechno na jednom místě. Co se týká obsluhy e-shopu, tak nepotřebujeme nic jiného. Umí to komunikovat, přenášet informace, a to vše navíc velmi rychle. Kromě toho máme ve Variu také například účetnictví, mzdy… Dnes vlastně ve firmě není žádný jiný systém.“ Martin Buřt, systémový specialista ve firmě Prorok Sport.

Abyste pak nekupovali pomyslného zajíce v pytli, vyzkoušejte zdarma demoverzi Varia. Stačí jen vyplnit své kontaktní údaje a my vám poskytneme přístup k testovací verzi systému.

Vyzkoušet demo Varia