Webinář Zaměstnanecký portál B2E

Webinář Zaměstnanecký portál B2E

Registrujte se zdarma na webinář s praktickou ukázkou aplikace, která se postará o digitalizaci mzdové agendy.

To mě zajímá

8 kroků k úspěšné implementaci systému na řízení skladu (WMS)

Implementace systému na řízení skladu, resp. warehouse management systému, má bezkonkurenční schopnost maximalizovat téměř každou oblast vašich skladových operací. Efektivně tak připraví váš skladový provoz na budoucnost a poskytne základ pro možnost dramaticky navýšit produktivitu a schopnost kontinuálního růstu vašeho podniku.

8 kroků k úspěšné implementaci systému na řízení skladu (WMS)

Warehouse management systém (WMS): O co se jedná? 

Systém na řízení skladu, nebo také warehouse management systém (ve zkratce WMS), je softwarová aplikace, která nabízí aktuální a holistický pohled na celý skladový provoz podniku a pomáhá při řízení operací dodavatelsko-odběratelského řetězce.

Jak již název napovídá, systém na řízení skladu vám pomáhá udržovat sklady organizované, sleduje aktuální stav zásob a usnadňuje hladké plnění objednávek. Jakmile úspěšně implementujete WMS do vašich vnitropodnikových procesů, budete moci lépe sledovat vaše skladová množství zásob a jejich přesné umístění, což dopomůže efektivní skladové reorganizaci dle nynějších potřeb a udržíte krok s aktuální poptávkou vašich zákazníků.

Více o podstatě warehouse management systému a jeho výhodách.

Jak poznat, kdy je vhodný čas na implementaci WMS?

Každý rok se tisíce majitelů podniků musí rozhodnout, zda je nový systém řízení skladu pro jejich podnik tím správným rozhodnutím. Integrace nového softwaru vyžaduje peníze, čas na vývoj, a především odborné konzultace.

Pokud hledáte nový warehouse management systém, je pravděpodobné, že patříte do jedné z těchto 3 skupin:

  1. Jste podnikem bez systémově řešené správy skladových operací?
    • Pokud jste v této první skupině, váš podnik nemá zřejmě definované konkrétní procesy řízení skladu či nejsou nijak systémově spravovány (používáte manuální skladové hospodářství – využíváte k řízení svého skladu Excel nebo jen papír).
  2. Jste rychle se rozvíjejícím podnikem využívajícím zastaralý či nedostatečný druh skladového systému, který již neodpovídá vašim aktuálním potřebám?
    • Pokud patříte do této druhé skupiny, nejspíše své skladové procesy již nějakým způsobem systémově řídíte, ale jste omezováni stářím daného systému, který je například bez podpory nebo nutných upgradů. Tento fakt vás brzdí ve vašem rozvoji a rádi byste implementovali spíše systém aktuálnější a flexibilnější, který bude držet krok s vývojem vašeho podnikání.
  3. Jste příkladem podniku, který warehouse management systém vyzkoušel, ale bezúspěšně?
    • Pokud patříte do této třetí skupiny, domníváte se, že vám warehouse management systém neumožnil dosáhnout požadovaných výsledků nebo hůř, vedl k určité újmě. Je zde pravděpodobnost, že jste však nepřestali věřit výhodám warehouse management systému a pokračujete v hledání nových řešení.

Patří váš podnik do jedné z těchto tří skupin? Pokud ano, jste na správném místě.

Obecně lze říci, že potřebujete zavést WMS do svých podnikových procesů, pokud se dokážete ztotožnit s některými z následujících 11 situací:

  1. Chystáte se výrazně zvýšit tržby (vstup na nový trh)
  2. Zboží nejste schopni rychle dodat (nejlépe do 24 hodin po obdržení objednávky)
  3. Dostáváte stížnosti zákazníků týkající se pomalé dodávky
  4. Musíte vyřídit více objednávek současně (vychystávání vln)
  5. Dosahujete vysoké chybovosti při procesu odesílání / vychystávání objednávek
  6. Nelze přesně sledovat/je obtížné sledovat aktuální počet zboží ve skladu
  7. Zjistit, kdy a co do skladu dorazí a ke které zakázce to patří, zabere hodně času
  8. Zjistit, kde se produkty nacházejí a kam byste měli jít, abyste našli další položku, zabere spoustu času
  9. Místo uložení nelze definovat hned během procesu příjmu
  10. Je náročné zaškolit na skladové systémy nové zaměstnance (včetně těch sezonních)
  11. Váš aktuální systém nelze integrovat s dodavateli / řešením třetích stran, hardwarem třetích stran, jako jsou skenery čárových kódů či tiskárny štítků apod.

Tento seznam bezesporu nepokrývá všechny situace, které napoví, že je čas přehodnotit stávající řízení skladových operací. Obsahuje však ty nejdůležitější problémy, abyste lépe zhodnotili aktuální stav vašeho skladu a rozhodli se, co je pro vás nejvýhodnější. To hlavní, co spojuje všechny tyto body, je efektivnost aktuálního řízení vašeho skladu.

Je nutné také zmínit, že pokud se s těmito body nesetkáváte, můžete víceméně pokračovat v používání vašeho stávajícího systému řízení skladu. Měli byste obecně investovat do účinného warehouse management systému pouze tehdy, když jej opravdu potřebujete – když jej váš podnik potřebuje.

Jak si vybrat správné řešení pro řízení skladu (WMS)

Existuje spousta softwarových řešení pro správu skladu, ze kterých si můžete vybrat – od jednoduchých po robustní. Může být skličující pochopit trh a nabídku v rámci této problematiky.

Podívejte se na podniky s podobnými sklady ve vašem odvětví, abyste získali představu o tom, co může být pro váš podnik nejlepší.

Pokud máte v současné době implementovaný ERP systém, pak modul skladové evidence může být součástí této sady; nebo můžete používat warehouse management systém jako samostatný nástroj či využívat komplexního řešení, které propojuje ERP systém a warehouse management systém v jedno řešení. Pro společnosti, které používají nejlepší řešení, bude volba systému řízení skladu vždy perfektně odrážet požadavky jejich skladových operací.

Nejste na to sami …

Pokud nemáte mnoho zkušeností se softwarem, o kterém uvažujete – a nemáte dostatek času věnovat implementačnímu projektu, měli byste zvážit partnerství s technologickou společností, které můžete v tomto procesu plně důvěřovat.

Práce s nesprávným partnerem může způsobit problémy a neúspěchy, které mohou trvale ovlivnit vaše podnikání. Hledejte finanční stabilitu, vynikající zákaznickou podporu, zkušenosti a důvěryhodné reference klientů. V některých případech můžete zakoupit všechny aspekty řešení prostřednictvím jediné technologické společnosti.

Kolik stojí WMS?

Často kladená otázka, která se pojí s pořízením jakéhokoliv podnikového softwaru. Je logické zajímat se o finanční hledisko takové změny.

Znalost celkových výdajů (včetně jakýchkoliv neočekávaných nákladů) a očekávaná návratnost této investice, se kterou musíte kalkulovat a které souvisí s nákupem a následnou implementací warehouse management systému, vám bezesporu pomůže vytvořit přesnější rozpočet, efektivněji řídit implementační projekt a přesněji plánovat jeho výdaje.

Dodavatelé podnikových informačních systémů často určují finální cenu až po důkladné konzultaci s daným klientem. Kolik přesně tedy očekávat, že zaplatíte za nový warehouse management systém? Vždy je nutné nejdříve pochopit, jaké jsou konkrétní potřeby daného zákazníka – vaše konkrétní potřeby a představy, aby celý tento proces a dané produktové řešení posléze dokázal dodavatel relevantně nacenit.

Zjistit přesnou cenu podnikových informačních systémů je náročné (ale ne nemožné). Vždy je vhodné vyhledat více nabídek pro váš projekt a spolupracovat s tím dodavatelem, který nejlépe pochopí vaše potřeby a naplní funkce, které pro své řízení skladu hledáte.

Počáteční pořizovací náklady nového podnikového systému nejsou jediným hlediskem, které sledovat. Mnoho různých faktorů může způsobit, že se vaše rozpočty ohledně warehouse management systému výrazně posunou.

Obecně se náklady spojené s warehouse management systémem dají rozdělit do čtyř kategorií:

  1. Licenční poplatky za software warehouse management systému
    • Poplatek za softwarové licence mají obvykle jednorázový charakter nebo fungují na principu pronájmu, kdy vždy záleží především na počtu uživatelů daného systému a rozsahu funkcí, kterými daný systém disponuje a které jsou uživateli využívány.
  2. Náklady na služby při implementaci warehouse management systému
    • Náklady na implementaci se budou lišit v závislosti na požadavcích vašeho podniku, aktuálních systémech, rozsahu a složitosti vašeho podnikání a na modulech, které se rozhodnete implementovat.
    • Měli byste obdržet odhad, který odpovídá projektové metodologii vašeho dodavatele a je založen na podobných implementacích, což vám poskytne prvotní nákladovou představu.
  3. Náklady na hardware související s provozem warehouse management systému
  4. Náklady na maintenance systému po jeho implementaci
    • Zde je nutné zdůraznit, že investice do jakéhokoliv podnikového informačního systému není jednorázovou záležitostí, ale variabilně se vyvíjí v průběhu jeho využívání, a to především v závislosti na potřebách jeho úprav, využívání zákaznické podpory dodavatele v případě možných problémů apod.

Více  o finančních nákladech v případě podnikových informačních systémů.

8 kroků, jak implementovat WMS

  1. Analýza a rozbor aktuálního stavu podniku
    • Analýza a revize aktuálního stavu podniku na začátku projektu implementace systému řízení skladu umožňuje oběma stranám diskutovat, rozebírat a porozumět tomu, jak sklad funguje a jaké jsou jeho potřeby a požadavky. Typy problémů, které by se měly pokrýt a objasnit s dodavatelem produktového řešení, jsou především nevýhody aktuálně zavedeného systému řízení skladu, budoucí rizika a očekávání. Plán a proces implementace by měly být založeny na této analýze.
    • Při zvažování, který systém řízení skladu implementovat, je důležité, aby se tato analýza nedostatků provedla naprosto objektivně.
  2. Sladění WMS s celopodnikovou strategií
    • Systémy na řízení skladů jsou klíčové pro úspěch vašeho podnikání. Vzhledem k nepřebernému množství možností, ze kterých si můžete vybrat, byste měli zvážit tu, která je v souladu s dlouhodobou strategií a cíli vašeho podniku.
    • Warehouse management systému by měl být dostatečně dynamický, aby se přizpůsobil neustále se měnícím požadavkům odvětví, a škálovatelný pro usnadnění obchodního růstu. Můžete toho dosáhnout porovnáním funkcí s konkurenčními nabídkami a výběrem nejlepší technologie, která vyhovuje vašim obchodním požadavkům.
  3. Realistický časový rámec
    • Mnoho projektů implementace systému na řízení skladu neplní svůj stanovený časový rámec. Tento problém lze považovat za projektové riziko. Často je to důsledek nesprávného plánování a nečekaných překážek. Flexibilní, realistický plán implementace poskytuje prostor a čas v harmonogramu pro nepředvídané události.
    • Důkladné plánování je opět výsledkem zkušeného implementačního týmu.
    • Aby bylo možné určit realistický harmonogram implementace, měl by vrcholový management provést také pečlivou analýzu a zvážit čas, který vyžadovaly předchozí implementace podnikových softwarů.
    • Mezi vedením a zaměstnanci by měla existovat vzájemná dohoda o časovém rámci pro vytvoření pozitivní návratnosti investice.
  4. Tvorba implementačního týmu
    • Úspěch implementace vašeho systému řízení skladu do značné míry závisí na implementačním týmu. Proto byste se měli snažit sestavit pro implementační projekt ten nejschopnější tým. S různorodými členy týmu budete moci získat různé perspektivy a využít jejich jedinečné zkušenosti týkající se jejich oborů.
    • Celkové složení vašeho týmu se bude lišit v závislosti na velikosti a rozsahu vašeho podniku a projektu. Lze však definovat základní členy, kteří by měli takový tým tvořit:
      • Projektový manažer: Pokud váš podnik ještě nemá zkušené projektové manažery, měli byste vážně uvažovat o najmutí nebo outsourcingu této funkce na odborníky z oboru. V ideálním případě byste měli hledat manažery, kteří mají zkušenosti s implementací projektů warehouse management systému. Projektový manažer vám může pomoci připravit se na implementaci a koordinovat zúčastněné členy týmu za účelem dosažení různých cílů. Projektový manažer musí být zapojen do všech aspektů projektu.
      • Manažer skladu: Po projektových manažerech přicházejí na pomoc skladoví manažeři, aby pomohli týmu skladu. Ideální skladník je ten, který je již obeznámen se skladem podniku, rozumí požadavkům projektu, ví, jak vytěžit maximum z rozpočtu, a rozumí vstupům a výstupům skladových operací.
      • Správce databáze: Tento člen týmu bude zodpovědný za správu vašich stávajících dat a asistenci s procesem jejich přenosu.
      • Technik: Kdykoli je to možné, zapojte svůj IT tým, aby monitoroval a pomáhal. Jejich konečná role se bude lišit – někdy jako testování kvality, jindy jako pomoc s přizpůsobením aplikací – ale určitě je potřeba.
      • Expert na warehouse management systém: Jeden z členů vašeho týmu by se měl specializovat na používání nově implementovaného warehouse management systému a měl by tento nástroj používat nejčastěji. Expert může zajistit, aby ostatní zaměstnanci skladu byli adekvátně vyškoleni k používání daného řešení a vést je v každodenním pracovním procesu. Po úspěšné implementaci může odborník pomoci se školením nových rekrutů a zajistit, aby byli všichni na stejné vlně.
      • Členové podpůrného týmu: Přijměte několik dalších členů týmu, kteří vám pomohou s novou implementací. Mohou se skládat z dalších skladníků, kteří jsou již obeznámeni s novým warehouse management systémem a mohou pomoci opravit případné chyby.
  1. Zálohování a přesun potřebných dat
    • Součástí implementace nového warehouse management systému je přenos skladových dat z jednoho systému do druhého. To znamená, že celá databáze používaná starým systémem pro správu skladu musí být přizpůsobena datovému schématu a terminologii nového systému. Navíc je třeba doplnit chybějící data a upravit data tak, aby vyhovovala novým požadavkům na systém.
    • Je pro vás 100% nezbytné zachovat přesnost a platnost dat, když je přenášíte do svého nového systému.
    • Nezanedbávejte však nutnost vytvořit zálohu vašich stávajících dat. Je dobré mít data, která používáte pro proces přesunu, a samostatnou zálohu těchto dat.
  2. Testování systému
    • Testování samotného systému vyžaduje tři fáze:
      • Testování systému: Tento režim testování zajišťuje, že systém řízení skladu je správně nakonfigurován pro podporu obchodních operací.
      • Integrační testování: Testuje, zda je software warehouse management systému plně integrován se stávajícím technologickým kapitálem vašeho podniku. Děje se tak, aby bylo zajištěno, že vše funguje hladce a synchronizovaně.
      • Přijetí uživatelem: Uživatel neboli provozní personál, který bude systém intenzivně využívat. Testování se provádí, aby se zajistilo, že systém je vhodný pro svůj účel.
    • V každé testovací fázi by podnik měl používat skutečná data, která byla zkopírována z jejich obchodního prostředí, zapojit skutečné uživatele a dodržovat zavedené obchodní procesy.
    • Projektoví manažeři by neměli podceňovat význam testování. Tato část je zásadní pro úspěch vaší implementace warehouse management systému.
  3. Školení zaměstnanců
    • Na školení záleží – sebelepší systém se mine účinkem, pokud nikdo nerozumí tomu, jak ho používat. To je zásadní pro usnadnění přechodu z jednoho systému řízení skladu na druhý. Přestože je školení uživatelů časově náročný proces, nezanedbávejte jej. Úspěch implementace do značné míry závisí na schopnosti uživatelů nový systém zvládnout. Vaši zaměstnanci se musí se systémem naučit pracovat a mít čas klást otázky.
    • Identifikace vedoucích pracovníků a odborníků může zvýšit vaši úspěšnost. Tito pokročilí uživatelé jsou schopni naučit se systém rychleji, a poskytovat tak větší pomoc ostatním zaměstnancům během školení a poté, co systém uvedete do provozu.
    • Pro účely školení je nejlepší spolehnout se na odborné znalosti vašeho dodavatele. Ten totiž zná svůj produkt nejlépe. Měli byste proto zvážit, zda se lze spolehnout na svého dodavatele warehouse management systému v podpoře vaší potřeby počátečního proškolení zaměstnanců.
    • Myslete na to, že adekvátní školení minimalizuje chyby a maximalizuje produktivitu.
  4. Podpora systému
    • Práce s nedávno implementovaným systémem na řízení skladu často odhalí problémy, které nebyly během implementace vyřešeny. Podpora je důležitou součástí úspěšného projektu, protože komplexnost projektu systému na řízení skladu vždy vyžaduje řešení problémů, které se vyskytnou během provozu. Zde přichází na své místo poskytovatel systému správy skladů, který často poskytuje klientskou podporu v podobě konzultanta a celého týmu specializovaného na zákaznický servis, kteří jsou připraveni vždy poradit, doporučit či upravit aktuální řešení.

Nejčastější chyby a problémy při implementaci systému na řízení skladu

Z letité praxe ohledně implementace WMS vidíme několik důvodů, proč implementace často trvá déle, překračuje rozpočet a způsobuje další rizikové problémy.

Zde je 5 nejčastějších důvodů, proč tomu tak může být:

  1. Podcenění počáteční podnikové analýzy: Analýza aktuálního stavu podniku a jeho podnikových systému je v procesu implementace nových systémů klíčová. Je nutné zmapovat nynější procesy a nebránit se jejich změně. Zkrátka dát na doporučení zkušených konzultantů, kteří jsou v daném případě specialisty, kteří se s podobnými implementacemi setkávají velmi často, tím pádem vědí, co dělají.
  2. Nedostatečná příprava: Implementací warehouse management systému dojde k jednoznačné zásadní změně každodenních procesů ze starého způsobu fungování na nový, na což je potřeba se řádně připravit a situaci nepodcenit.
  3. Neadekvátní testování: Warehouse management systém není dostatečně otestován – co se týče např. dopravních systémů, technologií (jako je skenování) atd.
  4. Nedostatečné školení: Zaměstnanci nemají dostatek času nebo příležitostí získat formální školení a používat testovací systém, než budou vtaženi do nového aktivního produkčního prostředí.
  5. Předpoklad správně provedené inventury: Není provedena žádná nová fyzická inventura před nasazením systému. Důvěryhodnost systému tak může být ovlivněna z důvodu např. problémů se zásobami.

Implementujte WMS s produktovým řešením od Varia

Po přečtení tohoto článku nyní snad lépe chápete důležitost výběru správného dodavatele WMS pro jeho implementaci. Ať jste nováček či přecházíte na zcela nového dodavatele WMS, který je ideální pro vaše potřeby, tento proces může být zdrcující a my to naprosto chápeme.

Vario se vám snaží nabídnout vynikající podporu hned od začátku, dokud nebude vaše WMS úspěšně implementováno. Naši odborníci na tuto problematiku vám mohou pomoci navrhnout nejlepší systém přímo podle vašich požadavků. Názorným příkladem z praxe vám může být případová studie se společností Yssen tools.

Kontaktujte nás nyní na e-mailu info@vario.cz a zjistěte více o tom, jak vám Vario warehouse management systém může pomoci s efektivní správou vašeho skladu.