Jak vybrat ten nejlepší ERP systém pro vaši firmu

Co je ERP systém a jaké výhody přináší?

ERP systém je podnikový software, který spravuje celou firemní agendu. Propojí všechny vaše procesy, zlepší komunikaci mezi odděleními, poskytne vám okamžitý přehled o dění ve firmě a zajistí konkurenční výhodu pro váš růst.

ERP systém umožňuje:

• Automatizovat a zefektivňovat procesy ve firmě.
• Centralizovat informace.
• Optimalizovat tok pracovních dat a dokumentů.
• Zlepšit komunikaci s obchodními partnery a zákazníky.
• Zjednodušit vytváření reportů.
• Přístup k datům odkudkoliv.
• Mít přehled o stavu zboží ve skladech a automatizovat práci s ním.
• Propojení s dalšími nástroji, které používáte (například s e-shopem).

Jak poznáte, že potřebujete ERP systém?

Bojujete s nekonečnými tabulkami, zákazníci si stěžují na chyby ve fakturaci či dodání a každodenní operace se stávají stále chaotičtějšími? Je čas na změnu.

Pokud se navíc poznáváte minimálně v jedné z následujících situací, ERP systém bude pro vás správným řešením:

1. Obtížně získáváte důležité informace, což vám komplikuje rozhodování.
2. Váš současný systém trpí častými poruchami a nespolehlivostí.
3. Vkládáte data do více systémů současně, protože nejsou navzájem propojeny.
4. Nedostatek online přístupu omezuje vaši schopnost flexibilně a efektivně reagovat na změny.
5. Váš stávající systém nedokáže podporovat expanzi a růst vašeho podnikání.

“Téměř polovina firem se rozhodne pro ERP systém, aby automatizovaly své operace a ušetřily čas. Druhým nejčastějším důvodem je nutnost integrace s e-shopem, výrobním nebo jiným systémem. A mnoho firem také hledá nové řešení ve chvíli, kdy jim jejich současné systémy už nedokážou pokrýt všechny potřebné funkce,”

říká Kateřina Černá, obchodní zástupce Vario.

Sestavte ten správný tým

Úspěšný výběr ERP systému jde ruku v ruce s dobře sestaveným týmem. Zahrňte do něj zástupce z každého oddělení, aby systém odpovídal potřebám celé firmy. Ujistěte se, že každý člen má dostatek času na plánování a aktivní účast v celém procesu implementace.

Po sestavení týmu jmenujte vedoucího, který se ujme jeho řízení – ideálně zkušeného zaměstnance s hlubokou znalostí firemních procesů, směřování firmy a jejích silných i slabých stránek

TIP: Zvažujete najmout konzultanta? Externí expert může být cenným přínosem, ale věnujte pozornost jeho nezávislosti a zkušenostem ve vašem odvětví, aby jeho rady byly skutečně ve váš prospěch.

Ujasněte si, jaké máte od ERP systému požadavky

Než začnete zkoumat různé možnosti, stanovte si, co od nového systému očekáváte. Položte si tyto 3 otázky:

1. Jaké jsou naše cíle?

Definujte své cíle jasně a konkrétně. Chcete zrychlit expedici zboží, sjednotit firemní procesy, nebo třeba automatizovat klíčové operace? Zapojte do procesu celý tým a společně vyberte tři až pět hlavních cílů, které by měl systém splňovat, aby plně vyhovoval potřebám vaší firmy.

2. Jaké hlavní funkce musí systém splňovat?

Nechte každého člena týmu určit funkce, které mu v současném systému chybí a které by měly být v novém systému zahrnuty. Nezapomínejte na důležité funkce stávajícího systému, které jsou pro vaši firmu kritické – nikdy nepředpokládejte, že je dodavatel zahrne automaticky.

3. Jaké funkce budeme potřebovat v budoucnosti?

Zvolte ERP systém, který dokáže růst s vaší firmou a přizpůsobit se novým výzvám, aby vám byl spolehlivým partnerem i do budoucna. Pokud plánujete např. expanzi do zahraničí, vyžadujte systém s vícejazyčnou podporou a schopností dodržet místní zákony.

Jak vybrat ten správný ERP systém? 5 praktických tipů

Jakmile máte jasné požadavky, je čas zvolit ideální ERP systém. Zde je několik praktických tipů, které vám pomohou:

1. Proveďte důkladný průzkum trhu: investujte čas do porovnání různých ERP systémů podle funkcí, cen, podpory a zkušeností jiných uživatelů ve vašem oboru. Ve finální fázi doporučujeme vybírat mezi dvěma až třemi dodavateli.
2. Zvolte flexibilní a škálovatelný systém: vyberte systém, který bude schopný růst s vaší firmou a přizpůsobovat se jejím potřebám bez nutnosti kompletního předělání.
3. Dbejte na uživatelskou přívětivost: preferujte intuitivní a snadno použitelný systém pro zvýšení produktivity a snadné zaškolení zaměstnanců.
4. Prověřte podporu a školení: zjistěte, jaký typ podpory a školení dodavatel nabízí, protože kvalitní školení a spolehlivá zákaznická podpora jsou pro úspěšné nasazení ERP zásadní.
5. Prostudujte reference dodavatele: prozkoumejte úspěšnost implementace ERP systémů v podobných firmách a zjistěte, co můžete očekávat od spolupráce s daným dodavatelem.

Finanční příprava na ERP systém

V závěrečné fázi je správný čas zaměřit se na náklady spojené s pořízením ERP systému. Zatímco dosud stačilo mít stanovený finanční limit, nyní je potřeba podrobněji zjistit ceny jednotlivých systémů. Dávejte si přitom pozor na několik věcí:

• Detaily plateb: zjistěte, zda platíte za jednotlivé licence, počet uživatelů, celý software, specifické moduly, a zda cena zahrnuje aktualizace.
• Celkové náklady: do rozpočtu zahrňte licenční poplatky, náklady na implementaci, školení, přizpůsobení, řízení projektu, hardware, poradenské služby a možný nábor IT specialisty.
• Dlouhodobé plánování: ERP systém je dlouhodobá investice, zamyslete se proto nad náklady nejen pro první rok, ale plánujte financování pro dalších 5 až 10 let.

Pečlivě připravená smlouva je základ

Úspěšná spolupráce s dodavatelem ERP systému začíná pečlivě připravenou smlouvou. Ujistěte se, že smlouva jasně a férově odráží vaše dohody:

• Odpovědnost: kdo za co přesně nese zodpovědnost.
• Podmínky: zahrňte veškeré vyjednané slevy a speciální podmínky.
• Cena: uveďte celkovou cenu a detailní rozpis poplatků.
• Termíny: stanovte konkrétní datum dokončení systému.

Závěr

ERP systém vybírejte pečlivě a s rozmyslem. Využijte reference zákazníků, aby vaše volba byla co nejinformovanější. Správný ERP systém může být klíčem k prosperujícímu podnikání, zatímco ten nesprávný vás může stát mnoho úsilí a zdrojů. Ujistěte se, že vaše investice poskytne dlouhodobé výhody pro celou firmu.

Pokud máte otázky k výběru ERP systému, naši zkušení konzultanti jsou tady, aby vám poskytli veškerou potřebnou pomoc. A pokud si chcete ERP systém Vario vyzkoušet na vlastní kůži, vyzkoušejte naši demo verzi zdarma. Stačí jen několik kliků a můžete začít hned teď!