Česká firma JaP – Jacina, s.r.o. vyvíjí, vyrábí, dodává a servisuje vratovou, nakládací a protipovodňovou techniku. Působí ve více než dvacítce zemí po celém světě. Má vlastní vývojové oddělení a testovací centrum. Ve Variu běží prakticky celá firma – od obchodu přes sklad a výrobu až po personalistiku a zpracování mezd. Klíčový přelom přišel v roce 2022, kdy firma digitalizovala servis. Technikům vyměnila tužku a papír za mobilní aplikaci a sjednotila všechna data do jednoho systému.

Firma, která se nebojí inovací

JaP – Jacina, s.r.o. je česká firma z Mnichova Hradiště s vlastním vývojem a výrobu vratové a nakládací a protipovodňové techniky. Její realizace je možné vidět na Letišti Václava Havla, v jaderné elektrárně Temelín nebo přímo na vrcholu Sněžky. Protipovodňová technika chrání například Národní divadlo nebo část pražského, ale i pařížského metra. V Česku provozuje síť poboček a tým téměř 60 servisních techniků, kteří se starají o desítky tisíc zařízení napříč republikou.

S ERP systémem Vario firma pracuje už od roku 2002 – tehdy měla zhruba 20 zaměstnanců a hledala jednoduchý nástroj pro evidenci zakázek. Jak firma rostla, rostlo s ní i Vario. Postupně přibylo množství zakázkových úprav, které dnes tvoří páteř fungování firmy.

Cílem bylo sjednotit servis do jednoho systému a zrušit papíry

Servisní agenda byla pro JaP – Jacina dlouhodobě klíčovou součástí provozu, ale z hlediska efektivity měla velké rezervy. Informace byly ukládány do dvou různých systémů a práce s nimi byla komplikovaná. Firma se proto rozhodla pro zásadní krok: přesunout celý servis pod jedno digitální řešení.

V létě 2022 firma nasadila modul Servis a mobilní aplikaci Vario Online pro techniky v terénu. Celé řešení vzniklo prakticky na míru. Společnosti JaP – Jacina, s.r.o. se stala první firmou, která nasadila tuto aplikaci do ostrého provozu.

„Do té doby jsme měli agendu servisu vedenou z části ve Variu a další nutná evidence musela být vedena v jiném pomocném SW. Aplikace sice byly vzájemně propojené, ale přesto nám to působilo nemalé komplikace a práce s daty nebyla efektivní. Proto jsme chtěli vše sjednotit do Varia, abychom měli celou agendu servisu pouze v jednom systému,“ přidává vysvětlení Jan Štolcbart, správce systému ve firmě JaP – Jacina, s. r. o.

Servis digitalizovaný od výjezdu po fakturaci

Nový systém, který v JaP – Jacina nasadili v létě 2022, přinesl kompletní digitální řešení servisních činností.

Všechna data se odesílají automaticky do Varia, kde je využívá zbytek firmy. Obchodní a servisní manažeři mají přístup k aktuálním zakázkám i veškeré historii – vidí smlouvy, faktury, výdejky i dřívější zásahy. Díky tomu mohou rychle reagovat na požadavky zákazníků, připravit nabídku nebo plánovat další servisní kroky.

Klíčovým přínosem je, že všechna data jsou propojená v jednom systému. Odpadají ruční přepisy, e-maily nebo hledání ve složkách. Informace jsou dostupné napříč odděleními – v reálném čase a na pár kliknutí.

„Data jsou zároveň navázaná na reporty, které ukazují, co je potřeba řešit,“ doplňuje Jan Štolcbart. Díky tomu má vedení firmy přesný přehled o vytíženosti, efektivitě i potřebách servisu.

Nejen servis. Ve Variu je gró celé firmy

Firma JaP-Jacina s. r. o. nevyužívá Vario pouze na agendu servisu. Naopak. Vario ve firmě funguje jako komplexní podnikový informační systém, prostřednictvím kterého plánují, řídí a integrují všechny nebo většinu oblastí své činnosti. Mezi tyto oblasti patří:

• Obchodní zakázky
• Montážní zakázky
• Konstrukční zakázky
• Skladová evidence
• Výroba
• Personalistika
• Mzdy
• Účetnictví

„To, že dnes máme celou agendu v jednom systému, nám přináší maximální přehled a efektivitu práce. Máme detailní přehled o všech zakázkách, včetně servisovaných zařízeních a vidíme i celou historii. Pomáhá nám to například s plánováním kontrolních prohlídek nebo i v oblasti controllingu,“ říká jednatelka Stanislava Jacinová.