Objednávka školení
Představte si fakturu, kterou není třeba ručně přepisovat do účetního či ERP systému, neboť si ji systém zvládne „přečíst“ sám. Přesně to vám nabídne faktura v digitálním formátu.
Obsah
Mnoho lidí si pod slovním spojením „elektronická faktura“ představí fakturu ve formátu PDF, kterou lze sdílet přes internet nebo ji vyplnit přímo na počítači. Ve skutečnosti je ale toto pouze elektronická verze klasické faktury a v jádru se nijak neliší od klasického papírového dokumentu.
Pokud ji totiž chcete nahrát do ERP systému, účetního programu či jiného podobného softwaru, musíte všechny údaje na faktuře ručně přepsat. Systém samotný totiž data na faktuře nedokáže přečíst a s PDF soubory zachází jako s obyčejnými obrázky.
Oproti tomu faktura v digitálním formátu má podobu datového souboru, který si účetní i jiné systémy dokážou „přečíst“ zcela samy. Příkladem takového formátu je například ISDOC, což standardizovaný, vyzkoušený a funkční formát, který u nás podporuje většina výrobců podnikových systémů.
Zmiňovaný formát ISDOC samozřejmě podporuje i ERP systém Vario. Pokud tak do něj potřebujete nahrát faktury, stačí jen vygenerovat faktury ve formátu ISDOC a soubory následně na pár kliknutí nahrát přímo do Varia. Systém všechna data automaticky načte a zároveň uloží originální soubor. Kromě vyplnění dat se vám systém postará také o vytvoření digitálního archivu faktur a zbaví vás tak obav z kontroly finančním úřadem.
Vario ale v tomto ohledu jde ještě o krok dál a umožňuje digitální faktury zkombinovat s elektronickým schvalováním dokladů. Příjem a zpracování faktur tak můžete nejen zrychlit, ale dokonce i zcela automatizovat. Ve výsledku ušetříte svým účetním hodiny práce a umožníte jim soustředit se na důležitější či kvalifikovanější úkoly.
Česká legislativa na elektronické faktury pamatuje a Ministerstvo financí i Finanční správa je shodně považují za rovnocenné fakturám papírovým, ovšem pouze v případě, že je zaručena jejich věrohodnost a neporušenost. S tím si ale hlavu lámat nemusíte – o obě vlastnosti se postará zmíněný formát ISDOC.
Přečtěte si více v článku na aktualne.cz, kde ředitelka ERP systému Vario Klára Cerovská vysvětluje výhody digitálního formátu faktury.
Digitální faktury podléhají zákonu o účetnictví (563/1991 Sb.) a zákonu o DPH (235/2004 Sb.). Důležité je sledovat aktuální znění těchto zákonů, protože se mohou měnit.
Zde jsou příklady některých zákonných požadavků, které musí digitální faktury splňovat:
Elektronické faktury mají stejnou váhu jako ty papírové, ale pozor – nestačí jen zajistit jejich věrohodnost a neporušenost. Musí také obsahovat všechny následující zákonné náležitosti, jinak nebudou uznány jako platné účetní doklady:
Moderní fakturační systémy vám umožní vystavit faktury rychle a efektivně. Stačí zadat informace o zákazníkovi a zboží či službě, a software automaticky doplní další potřebné náležitosti. Výsledná faktura je pak vygenerována ve formátu ISDOC.
TIP: Následné zpracování faktur vám usnadní Vario díky zmíněnému automatickému importu. Ušetříte tím čas a vyhnete se chybám z ručního přepisování. Podívejte se, jak externí účetní Pavel Machačka díky Variu ušetřil 2 dny práce.
K digitálním fakturám lze připojit elektronický podpis a časové razítko, což zvyšuje jejich právní váhu. Elektronický podpis zaručuje, že faktura nebyla pozměněna, a časové razítko potvrzuje okamžik vystavení.
Digitální faktury je nutné uchovávat minimálně 10 let. Fakturační software obvykle nabízí bezpečné úložiště pro snadnou archivaci a rychlé vyhledávání.
TIP: Pokud importujete digitální faktury do Varia, originální kopie faktur vám automaticky uloží do digitálního archivu. Tím máte vše připraveno pro případnou kontrolu od finančního úřadu.
Papírové faktury znamenají spoustu práce – vyplňování, tisknutí, odesílání. Digitální fakturace vše zjednodušuje eliminuje potřebu papíru, tisku i fyzického prostoru pro skladování.
Digitální faktury urychlují proces placení. Jakmile je faktura vystavena, systém ji okamžitě odešle zákazníkovi a zároveň může zaslat připomínku blížící se splatnosti. Odpadá ruční kontrola plateb a připomínání zákazníkům. Tím se zlepší cash flow a ušetří čas.
S digitálními fakturami máte všechny dokumenty snadno dostupné na jednom místě. Software umožňuje sledovat jejich stav, takže je okamžitě jasné, které faktury byly uhrazeny a které ještě čekají na platbu. To usnadňuje finanční plánování.
Digitalizace fakturace není jen o efektivitě a úspoře nákladů – má také pozitivní vliv na životní prostředí a podporuje udržitelnější podnikání.
Digitalizace fakturace šetří papír, tiskárny a eliminaci fyzického transportu, čímž snižuje emise CO₂. Přechod na digitální formu tak podporuje udržitelnější podnikání.
Chcete se zbavit ručního přepisování faktur, zrychlit zpracování dokladů nebo automatizovat celý proces? Vario nabízí digitální archiv a možnost elektronického schvalování, čímž ušetříte hodiny práce.
A to není vše. Vario je navrženo jako komplexní systém, který pokryje celou firemní agendu – od skladového hospodářství až po CRM a personalistiku. Je natolik flexibilní, že se snadno přizpůsobí potřebám jakékoliv firmy, bez ohledu na obor či velikost.
Zaujaly vás možnosti Varia? Vyzkoušejte demo verzi na 30 dní zdarma.
Máte dotazy? Kontaktujte nás a zjistěte, jak může Vario optimalizovat procesy i ve vaší firmě.
