Co to je faktura v digitálním formátu a jaké jsou její výhody

Není elektronická faktura jako elektronická faktura 

Mnoho lidí si pod slovním spojením „elektronická faktura“ představí fakturu ve formátu PDF, kterou lze sdílet přes internet nebo ji vyplnit přímo na počítači. Ve skutečnosti je ale toto pouze elektronická verze klasické faktury a v jádru se nijak neliší od klasického papírového dokumentu.  

Pokud ji totiž chcete nahrát do ERP systému, účetního programu či jiného podobného softwaru, musíte všechny údaje na faktuře ručně přepsat. Systém samotný totiž data na faktuře nedokáže přečíst a s PDF soubory zachází jako s obyčejnými obrázky. 

Oproti tomu faktura v digitálním formátu má podobu datového souboru, který si účetní i jiné systémy dokážou „přečíst“ zcela samy. Příkladem takového formátu je například ISDOC, což standardizovaný, vyzkoušený a funkční formát, který u nás podporuje většina výrobců podnikových systémů. 

Jak to funguje ve Variu? 

Zmiňovaný formát ISDOC samozřejmě podporuje i ERP systém Vario. Pokud tak do něj potřebujete nahrát faktury, stačí si je jen vygenerovat faktury ve formátu ISDOC a soubory následně na pár kliknutí nahrát přímo do Varia. Systém všechna data automaticky načte a zároveň uloží originální soubor. Kromě vyplnění dat se vám systém postará také o vytvoření digitálního archivu faktur a zbaví vás tak obav z kontroly finančním úřadem.  

Vario ale v tomto ohledu jde ještě o krok dál a umožňuje digitální faktury zkombinovat s elektronickým schvalováním dokladů. Příjem a zpracování faktur tak můžete nejen zrychlit, ale dokonce i zcela automatizovat. Ve výsledku ušetříte svým účetním hodiny práce a umožníte jim soustředit se na důležitější či kvalifikovanější úkoly. 

Jaké z toho pro vás plynou přínosy? 

1. Konec ručnímu přepisování faktur, 

1. Zbavení se chyb způsobených lidským faktorem 

1. Zrychlení práce s přijatými fakturami 

1. Automatizace celého procesu a z toho plynoucí úspora času i práce 

Nebudu mít problém se zákonem? 

Česká legislativa na elektronické faktury pamatuje a Ministerstvo financí i Finanční správa je shodně považují za rovnocenné fakturám papírovým, ovšem pouze v případě, že je zaručena jejich věrohodnost a neporušenost. S tím si ale hlavu lámat nemusíte – o obě vlastnosti se postará zmíněný formát ISDOC.  

Přečtěte si více ve článku na aktualne.cz, kde ředitelka ERP systému Vario Klára Cerovská vysvětlovala výhody digitálního formátu faktury.