Lék na děravou hlavu? Veďte si Deník událostí ve Variu

Před týdnem jste obvolávali klíčové zákazníky a zvali je na velkou prezentaci nového výrobku. Ale nezapomněli jste zavolat klientovi z Prostějova? Pátráte v paměti a najednou si nejste úplně jistí. Právě v tuto chvíli vám pomůže Deník událostí ve Variu, kde máte vše zaznamenané.

Jak asi víte z vlastní zkušenosti, lidská paměť je děravá a šikovné “berličky” jsou k nezaplacení. Pokud třeba vedete delší vyjednávání s potenciálním klientem, je klíčové přesně vědět, jestli jste mu na osobní schůzce nabídli slevu 10 nebo 20 %. V Altusu to dobře víme, a proto má Vario funkci Deník událostí.

Jak funguje Deník událostí

Podobně jako Úkoly jsou události v deníku přístupné jak z jednotlivých záznamů, kterých se týkají (např. kontakty v adresáři, poznámky ke stavu úhrady u faktur), tak i ze samostatné agendy Deník.

V ní můžete události filtrovat a řadit podle zvolených kritérií. Snadno tak například sledujete:

• aktivitu konkrétního obchodníka,
• počet zápisů v deníku za sledované období,
• počet schůzek
• a další záležitosti.

Do něj si zapíšete všechny potřebné informace a díky tomu přesně víte:

• kdy jste zákazníka naposledy kontaktovali,
• jakým způsobem,
• co bylo obsahem komunikace.

Do záznamu Události deníku vyplníte potřebné údaje.

Pokud například potřebujete zaznamenat délku telefonátu se zákazníkem, stačí pustit v záznamu události časovač. Po rozloučení časomíru vypnete a časový údaj máte přímo ve Variu.

Poté, co vyplníte všechna potřebná pole, kliknete na Podepsat záznam. Zadáte heslo a zápis do deníku se označí vaším elektronickým podpisem. To se také hodí v případě, že potřebujete potvrdit důležité informace jako právě slíbené slevy.

Vario je pečlivý kronikář

Kromě toho, že si do Varia ručně zadáte záznam libovolné události, umí ERP automaticky vytvářet zápisy o systémových událostech. Mezi ně patří:

• vytvoření záznamu,
• úpravy záznamu (včetně změny hodnot),
• odstranění záznamu.

V agendě Nastavení si můžete vybrat, o jakých činnostech má Vario automaticky vytvářet záznam. Je však dobré myslet na to, že čím víc činností zvolíte, tím větší objemy dat Vario generuje.

Export šetří práci

Užitečná je i funkce Export, která vám umožní automaticky založit událost deníku při vytvoření dokumentu. Například ve Variu napíšete dopis s informací o změně adresy, který hromadně rozesíláte zákazníkům. V exportu si nastavíte, aby se ke každému kontaktu, na který jste zprávu odeslali, vytvořil záznam do Deníku událostí.

Jednotliví obchodníci tak mají jistotu, že jejich zákazníci informaci dostali a nezapomnělo se na ně.

Pokud vás agenda Deníku událostí zaujala, připravili jsme pro vás podrobné návody.