Skrýt menu
Skrýt formulář

Elektronická evidence dokumentů ve firmě

Kupí se vám stohy papírů, které potřebujete schválit od několika lidí a nevíte, kdo je již schválil a kdo ještě ne? Zvolte elegantní způsob schvalování veškerých dokumentů – elektronicky s jednoznačnou zodpovědností a časovým údajem. Účetnictví • Vario • Výroba

Elektronická evidence dokumentů ve firmě

Kupí se vám stohy papírů, které potřebujete schválit od několika lidí a nevíte, kdo je již schválil a kdo ještě ne? Zvolte elegantní způsob schvalování veškerých dokumentů – elektronicky s jednoznačnou zodpovědností a časovým údajem.

Samotné potvrzení dokumentu není zdlouhavé, ale celý proces se může protáhnout i na několik dní, pokud se zodpovědní lidé míjí na pracovišti. Schválení dokumentů tak může být ve firmě velkým žroutem času. Pojďme se podívat, jak lze tento proces výrazně zrychlit.

Pokud zvolíte elektronickou dokumentaci, výrazně tím zefektivníte celý proces schvalování dokumentů. Představte si firmu, kde pracovník zodpovědný za fakturaci obdrží fakturu a zadá ji přímo do intranetu, který na základě předepsaného nastavení rozešle určeným osobám e-mailem upozornění.  Žádné papíry, žádné čekání na zodpovědného pracovníka, až ho zastihne na pracovním místě. Zodpovědné osoby na základě upozornění buďto fakturu schválí nebo neschválí k proplacení.  Vše probíhá rychle pomocí e-mailu a elektronického podpisu.

Nastavit lze veškeré podrobnosti včetně určení zodpovědných osob podle částky na faktuře. Například částku od 100 000 Kč musí schválit jednatel firmy, faktury do této výše se mu nebudou posílat ke schválení, ovšem pokud nějaká danou částku překročí, jednatel ji dostane ke schválení.

Schvalování dokladů pomocí intranetu se nemusí omezovat pouze na faktury. Schvalovat lze veškeré ostatní dokumenty. Například nová nařízení, pracovní postupy a kterékoliv jiné firemní dokumenty.  Dokumenty nemusíte přímo schvalovat, pokud to není potřeba. Stačí nastavit, že se dané osoby mají s dokumentem pouze seznámit. Možnosti nastavení jsou neomezené.

 

Chtěli byste se dozvědět, jaké výhody může přinést vaší firmě elektronická evidence dokumentů? Podrobné informace získáte na stránkách intranetu Altus Portal.

Další články o Altus Portal