Vario na maximum

Vario na maximum

Webinář o novinkách v systému

Registrovat se zdarma

Digitální formát faktury jako cesta k elektronickému účetnictví

Hledáte způsob, jak se zbavit ruční práce s šanony plnými papírových faktur? Jak ušetřit práci a eliminovat chybovost? Řešením je pro vás digitalizace účetnictví. Jde to přitom jednoduše - pomocí faktury v digitálním formátu.

Digitální formát faktury jako cesta k elektronickému účetnictví

Není digitální jako digitální

Když se řekne digitalizace, mnoho lidí si představí složité výpočetní technologie, moderní aplikace na vytěžování dat a velké počáteční investice. Ve skutečnosti ale můžete své účetnictví převést do 21. století daleko snadněji; stačí jen přejít na faktury v digitálním formátu. Zde ale pozor – nebavíme se zde o klasických fakturách ve formátu PDF, jak si většina lidí představí.

Skutečná digitální faktura existuje v podobě datového souboru, který si ERP nebo účetní systémy dokážou „přečíst“ zcela samy a veškerá obsažená data automaticky nahrát bez nutnosti jakéhokoliv lidského zásahu. Právě tato automatizace je největším přínosem digitálního formátu, neboť díky ní můžete faktury importovat několika kliknutími v řádu vteřin.

Jak digitální faktury fungují, osvětluje ředitelka ERP systému Vario Klára Cerovská: „Například formát ISDOC podporuje většina ekonomických systémů. Fakturu vystavenou v tomto formátu pak stačí naimportovat do systému, kde účetnictví zpracováváte. Systém už potřebné údaje z faktury automaticky načte, zpracuje a fakturu navíc uloží jako přílohu.“

Příběh spokojeného zákazníka

Výhod elektronických faktur si užívá i Pavel Machačka – externí účetní a dlouholetý uživatel Varia, s jehož pomocí zpracovává účetnictví pro téměř čtyřicítku firem. Řada jeho zákazníků podle něj používá fakturační program iDoklad, který stejně jako Vario patří pod vlajku Solitey a vzájemná provázanost obou systémů je tak nanejvýš jednoduchá. „Stačí jedno tlačítko a faktury z iDokladu mám ve Variu,“ říká sám Pavel Machačka.

Problém ale podle něj nastane ve chvíli, kdy některý z jeho zákazníků zpracovává velký objem faktur měsíčně a používá na to zcela jiný systém: „Na začátku roku jsem měl takové firmy dvě – jeden e-shop cca 250 vystavených faktur a druhý autodopravce cca 70 vystavených faktur. Ručně bych to zpracovával 2 dny,“ popisuje účetní.

S touto výzvou se obrátil na zákaznickou podporu Varia, kde se jej ujali naši konzultanti. „Zvedl jsem telefon, zavolal a konzultanti se tomu hned začali věnovat. Během měsíce jsem měl k dispozici funkční řešení, díky kterému mám faktury i všechna data ve Variu za 2 minuty.“ Zmíněné řešení využívá elektronické faktury ve formátu ISDOC, které si zákazník jednoduše vygeneruje přímo ve svém programu.

Datové soubory následně zákazník odesílá Pavlu Machačkovi do jeho schránky napojené na Vario. Účetnímu pak již stačí jen kliknout ve Variu na jedno tlačítko a všechny doklady se automaticky nahrají do předdefinovaných účetních knih. „Všechna data tak mám v systému, víc neřeším,“ dodává Pavel Machačka.

ERP systém Vario využijete nejen na účetnictví

Výše zmíněné ale není zdaleka jedinou oblastí, se kterou vám Vario pomůže. Navrhli jsme jej totiž pro co nejvyšší komplexnost, díky které dokáže pokrýt prakticky celou firemní agendu, od skladů přes výrobu až po CRM nebo personalistiku. Nezávisí přitom na oboru ani velikosti firmy – Vario je dostatečně flexibilní na to, aby se hladce přizpůsobilo potřebám jakéhokoliv podniku. Jinými slovy, Vario se ve firmě stane jedním systémem pro všechno.