Vario na maximum

Vario na maximum

Webinář o novinkách v systému

Registrovat se zdarma

Zpracovávejte a archivujte faktury automaticky díky digitálnímu formátu ISDOC

Příjem faktur je proces, kterému se nevyhne prakticky žádná firma. S fakturami v digitálním formátu můžete tento proces nejen výrazně urychlit, ale také z velké části automatizovat. ERP systém Vario tuto funkci podporuje a má s tím už bohaté zkušenosti.

Zpracovávejte a archivujte faktury automaticky díky digitálnímu formátu ISDOC

Není elektronická faktura jako elektronická faktura 

S příjmem a zpracováním faktur jsou tradičně spojeny činnosti jako tisk dokladů, skenování papírových faktur, přepisování údajů či ruční archivace. Tyto úkony zabírají mnoho času i práce, i přesto si ale bez nich mnoho firem nedokáže představit život. V současnosti přitom existuje praktická a moderní alternativa v podobě elektronických faktur, jejíž kouzlo poslední dobou objevuje stále více firem.  

Jak říká Klára Cerovská, ředitelka ERP systému Vario: „Firmy dnes běžně mají nějaký systém na vystavování faktur. Stačí se jen domluvit s dodavateli na vystavení digitálního formátu. Na většině účtenek je zase QR kód. Ano, takhle snadné to je.“ Právě formát faktury je klíčovou součástí celé digitalizace účetnictví, zde je ale namístě upřesnit si pojem „digitální formát“. Mnoho lidí si pod tím totiž představí fakturu ve formátu PDF, kterou si lze zobrazit na počítači. 

Nechte práci na systému 

PDF formát faktury skrývá řadu omezení. Informační systémy totiž PDF soubory nedokážou přečíst a vnímají je jako obrázek, ve výsledku se proto stejně nevyhnete ručnímu přepisování údajů. Pro skutečnou digitalizaci faktur potřebujete digitální formát faktury. Takovým je třeba ISDOC – standardizovaná podoba elektronických dokumentů, kterou podporuje většina informačních systémů včetně Varia. 

Fakturu ve formátu ISDOC stačí jen nahrát do příslušného systému, který veškerá data načte automaticky. „Když uživatelé Varia žádají své dodavatele o vystavení faktur v tomto formátu, nemají s tím problém,“ dodává k tomu Klára Cerovská.  Díky tomu můžete příjem i zpracování faktur nejen výrazně urychlit, ale rovněž automatizovat navazující procesy.  

Systém rovněž sám archivuje originální kopie faktury a vy se tak nemusíte obávat kontroly ze strany finančního úřadu.  „Uživatelé Varia zcela upustili od ručního přepisování, čímž eliminují riziko chyb. Dokumenty mají k dispozici online. Fungují zeleně. Import, zpracování údajů, schvalování i ukládání faktur probíhá zcela automaticky,“ uzavírá téma Klára Cerovská a dodává, že nejvíce si uživatelé chválí právě vzniklou úsporu času.

Přečtěte si více o výhodách faktury v digitálním formátu.