Příjemka: Klíč k efektivnímu řízení skladového hospodářství

Co je to příjemka?

Příjemka je skladový doklad, který potvrzuje přijetí zboží nebo materiálu na sklad. Slouží k přesné evidenci zásob, což je nezbytné pro efektivní řízení skladového hospodářství a účetnictví.

Jako dokument obsahuje klíčové informace o přijatém zboží, včetně množství, popisu, hodnoty a data přijetí.

Jaký je rozdíl mezi příjemkou a přejímkou zboží?

Často dochází k záměně mezi příjemkou a přejímkou zboží. Zatímco přejímka označuje proces fyzického převzetí zboží od dodavatele, příjemka je formální doklad, který slouží k zaúčtování a evidenci tohoto přijetí v rámci skladového systému.

Jinými slovy, přejímka je praktický krok, zatímco příjemka je administrativní úkon.

TIP: Opakem příjemky je výdejka – zjistěte o ní ty základní informace.

Jaký je účel a funkce příjemky?

Příjemka má zásadní význam pro každodenní fungování skladového hospodářství a účetnictví. Slouží jako doklad o přijetí zboží nebo materiálu, ale její role sahá mnohem dál:

Doklad o přijetí zboží nebo materiálu na sklad

Příjemka oficiálně potvrzuje, že dodané zboží bylo převzato a zaevidováno. To je klíčové nejen pro vnitřní evidenci skladu, ale také pro komunikaci s dodavateli.

Příjemka může být použita jako důkaz o doručení zboží, zejména pokud dojde k nesrovnalostem, například při reklamacích nebo při kontrole dodaného množství.

Základ pro inventarizaci a účetní evidenci zásob

Dále je příjemka jedním z hlavních nástrojů pro udržování přesné skladové evidence. Všechny příjmy a výdeje ze skladu musí být zaevidovány, aby bylo možné kdykoliv provést inventuru a mít přehled o aktuálním stavu zásob.

Navíc je příjemka klíčovým dokumentem pro účetnictví – umožňuje správně zaúčtovat změny ve skladovém hospodářství a připravit podklady pro účetní závěrku.

Vyzkoušejte DEMO zdarma!

Význam příjemky v různých oborech

Příjemka je univerzální dokument, který nachází využití ve firmách napříč různými obory. Ať už jde o výrobní podniky, obchodní firmy nebo poskytovatele služeb, příjemka hraje klíčovou roli v efektivní správě zásob, evidenci majetku a účetnictví.

1. Výroba: Evidence materiálů přicházejících do výroby

Ve výrobních firmách je příjemka základním nástrojem pro evidenci surovin, polotovarů a materiálů, které vstupují do výrobního procesu.

Bez přesné a aktuální evidence materiálů by bylo obtížné plánovat výrobu, sledovat skladové zásoby a optimalizovat náklady.

• Kontrola dodávek: Příjemka umožňuje zaznamenat přesné množství přijatých surovin a porovnat je s objednávkou nebo fakturou.
  To je klíčové pro eliminaci chyb, jako jsou nesprávné dodávky nebo nedodání objednaného množství.
• Přesnost výroby: Zajištěním aktuální evidence příjemek má výroba jistotu, že jsou všechny potřebné suroviny na skladě v odpovídajícím množství a kvalitě.
• Inventarizace zásob: Příjemky slouží jako podklad pro pravidelné inventury, při kterých se ověřuje skutečný stav skladových zásob vůči evidenci.

Příklad: Výrobní firma, která vyrábí plastové součástky, používá příjemky k evidenci dodávek granulátu a aditiv.

ERP systém, jako je Vario, zde může automatizovat proces, propojovat příjemky s výrobními plány a umožnit okamžitou kontrolu stavu zásob.

2. Obchodní firmy: Příjem zboží do skladů a práce s vratkami

Obchodní firmy, zejména maloobchodní a velkoobchodní společnosti, se spoléhají na příjemky při evidenci zboží přijatého do skladů a jeho následné distribuci.

Efektivní práce s příjemkami pomáhá zajistit plynulé fungování dodavatelského řetězce a minimalizovat chyby při přijetí nebo výdeji zboží.

• Příjem zboží: Každé zboží, které dorazí od dodavatelů, je zaevidováno prostřednictvím příjemky. To umožňuje rychlé porovnání s dodacími listy a fakturami.
• Práce s vratkami: Pokud je nutné vrátit poškozené nebo nesprávně dodané zboží, příjemka slouží jako doklad o přijetí a umožňuje zpětné dohledání problému.
• Sledování šarží a expirací: V některých odvětvích, například u prodejců potravin nebo léčiv, se příjemky používají k zaznamenání šarží a dat expirace, což umožňuje přesnou kontrolu zásob.

Příklad: Velkoobchod s elektronikou přijímá denně stovky položek od různých dodavatelů.

Příjemky generované automaticky z ERP systému propojují přijaté zboží s objednávkami a fakturami, což výrazně urychluje proces příjmu a zamezuje nesrovnalostem.

3. Poskytovatelé služeb a servisu: Evidence materiálu a náhradních dílů

I firmy poskytující služby, jako jsou autoservisy, IT servisní firmy nebo společnosti zaměřené na údržbu, využívají příjemky pro efektivní správu zásob náhradních dílů a materiálu.

Přestože jejich skladové hospodářství není tak rozsáhlé jako u výrobních nebo obchodních firem, správná práce s příjemkami je pro ně stejně důležitá.

• Přijetí náhradních dílů: Příjemka dokumentuje přijetí dílů, jako jsou součástky pro opravy nebo spotřební materiál (např. oleje nebo filtry), což je zásadní pro plánování servisních zakázek.
• Sledování spotřeby: Evidence příjemek umožňuje zpětně sledovat, kolik materiálu bylo použito na jednotlivé zakázky, což zjednodušuje fakturaci zákazníkům.
• Minimalizace ztrát: Díky příjemkám lze snadno identifikovat materiály na skladě a předcházet zbytečnému objednávání či ztrátám způsobeným špatnou evidencí.

Příklad: Autoservis využívá příjemky k evidenci náhradních dílů, jako jsou brzdy, pneumatiky nebo filtry.

Při každé opravě mechanici zadávají spotřebované díly do systému, kde jsou příjemky automaticky propojeny se skladovou evidencí a fakturací.

4. Logistika: Propojení příjemek s přepravními doklady

V logistice jsou příjemky nepostradatelným nástrojem pro evidenci pohybu zboží v rámci dodavatelského řetězce.

Slouží k propojení přepravních dokladů s reálným stavem zásob a zajišťují hladký tok materiálu od dodavatelů k odběratelům.

• Přesná evidence zboží: Příjemky zaznamenávají každý krok pohybu zboží – od přijetí na centrální sklad až po distribuci ke koncovým zákazníkům.
• Vazba na přepravní doklady: Každá příjemka je propojena s přepravním dokladem (např. CMR listem), což umožňuje snadno dohledat původ a přepravu zboží.
• Optimalizace skladového hospodářství: Díky přesné evidenci příjemek mohou logistické firmy efektivně plánovat kapacitu skladů a optimalizovat procesy vykládky a nakládky.

Příklad: Logistická firma specializující se na přepravu zboží pro e-shopy využívá příjemky k evidenci zásilek při přijetí na mezisklad.

Příjemky jsou v ERP systému propojeny s CMR doklady a objednávkami, což umožňuje hladkou distribuci zboží k zákazníkům.

Jaké jsou náležitosti příjemky?

Aby byla příjemka správná a mohla plnit všechny své funkce, musí obsahovat určité povinné údaje, které jsou nejen zákonným požadavkem, ale také usnadňují práci se skladovou evidencí a účetnictvím.

Povinné údaje:

• Datum vystavení příjemky – slouží k identifikaci, kdy došlo k přijetí zboží.
• Identifikace dodavatele – jméno a kontaktní údaje dodavatele, aby bylo možné dohledat zdroj zboží.
• Popis a množství zboží – přesná specifikace, včetně jednotek (např. kusy, litry, kilogramy).
• Cena – jednotková cena a celková hodnota přijatého zboží.
• Podpisy odpovědných osob – osoby, které převzaly zboží a vystavily příjemku.

Možné doplňující informace:

• Číslo objednávky nebo faktury – propojení příjemky s jinými dokumenty usnadňuje dohledávání.
• Číslo dodacího listu – potvrzuje souvislost mezi dodávkou a příjemkou.
• Skladové umístění – informace o tom, kde bylo zboží na skladě uloženo, pomáhá s organizací a rychlým dohledáním zásob.

TIP: Zajímá vás, jak zjednodušit všechny skladové operace?

Proces vystavení příjemky

1. Přijetí zboží na sklad a kontrola dodávky

Prvním krokem je fyzické převzetí zboží na sklad. Zde je důležité provést důkladnou kontrolu dodávky, která zahrnuje:

• Kontrolu množství – ověření, zda počet kusů odpovídá údajům na dodacím listu.
• Kontrolu kvality – kontrola, zda zboží odpovídá dohodnuté kvalitě a není poškozené.
• Kontrolu dodacího listu – ověření, zda dodací list odpovídá objednávce a skutečně dodanému zboží.

Pokud je vše v pořádku, může být zboží přijato na sklad.

2. Vyplnění příjemky a její zařazení do skladové evidence

Po kontrole se vystaví příjemka, která zaznamená všechny důležité údaje o přijatém zboží, jako je popis, množství, cena a identifikace dodavatele.

V některých organizacích je příjemka vyplňována ručně, v jiných se generuje automaticky prostřednictvím skladového softwaru.

Následně je příjemka zařazena do skladové evidence, což umožňuje její další zpracování v rámci účetnictví.

3. Vazba na další doklady, jako jsou faktury či dodací listy

Příjemka by měla být propojena s dalšími doklady, jako je:

• Faktura – příjemka slouží jako podklad pro kontrolu, zda byly všechny položky na faktuře skutečně dodány.
• Dodací list – příjemka potvrzuje, že dodané zboží odpovídá specifikacím na dodacím listu.
• Objednávka – porovnáním příjemky s objednávkou lze ověřit, že bylo doručeno správné množství objednaného zboží.

Příjemka v účetnictví

Příjemka hraje zásadní roli nejen ve skladovém hospodářství, ale také v účetnictví, kde slouží k přesnému účtování zásob.

Správně zaúčtované příjemky zajišťují, že účetní evidence zásob odpovídá skutečnému stavu na skladě. To má přímý dopad na:

• Přesnost účetních výkazů – zásoby se správně zobrazují v rozvaze.
• Daňové povinnosti – příjemky slouží jako důkazní materiál při výpočtu nákladů a následném stanovení daňového základu.

TIP: Účetnictví je nedílnou součástí procesů každé firmy. Zjistěte, jak ho snadno propojit s ostatními firemními oblastmi.

Jak probíhá automatizace příjemek v ERP systému Vario

ERP systémy, jako je ERP systém Vario, umožňují automatizovat proces vystavování příjemek, čímž zvyšují efektivitu práce a minimalizují chyby.

ERP systémy mohou automaticky vytvořit příjemku na základě:

• Faktur – příjemka se generuje automaticky, jakmile je faktura zadána do systému.
• Skladových převodek – při přesunu zboží mezi sklady se vytvoří příjemka a výdejka automaticky.
• Inventur – systém dokáže aktualizovat příjemky na základě fyzického stavu zásob.

„Díky Variu nám sklad funguje v podstatě online, kdy systém přesně zrcadlí jeho realitu. A nejen to. Výrazně se také usnadnila a zautomatizovala expedice objednávek.

Čtečky skladníkům radí při pohybu po skladu, aby nachodili co nejméně metrů. Automaticky se tisknou faktury i štítky na připravené zásilky pro zákazníky,“

hodnotí obecně Martin Buřt, systémový specialista ve společnosti Prorok Sport, jaké výhody jim do skladu Vario přináší. Přečtěte si celý jejich příběh.

Přínosy pro efektivitu a přesnost skladové evidence

Automatizace příjemek v ERP systému přináší následující výhody:

• Úspora času – manuální práce je minimalizována, což umožňuje zaměstnancům věnovat se důležitějším úkolům.
• Snížení chybovosti – automatické generování příjemek eliminuje riziko lidských chyb.
• Lepší kontrola zásob – díky přesné evidenci v reálném čase má firma vždy přehled o aktuálním stavu skladu.

TIP: Přečtěte si také článek: Jak na efektivní řízení skladových zásob skrze ERP systém

Nejčastější chyby při práci s příjemkami a jak se jim vyhnout

Práce s příjemkami se může zdát rutinní, ale v praxi se často objevují chyby, které mohou vést k nesrovnalostem ve skladové evidenci, účetnictví nebo dokonce ke sporům s dodavateli.

1. Nesprávné nebo neúplné vyplnění příjemky

Chyby při vyplňování příjemky, jako je chybějící množství, nesprávný popis zboží nebo absence ceny, mohou ztížit pozdější práci s tímto dokumentem.

Jak tomu předejít:

• Vytvořte si standardizovaný vzor příjemky, který bude obsahovat všechny povinné údaje.
• Zaveďte pravidelné školení pro zaměstnance zodpovědné za příjem zboží.
• Používejte skladové systémy nebo ERP software, které automaticky vyplní část údajů na základě předchozích záznamů.

2. Opomenutí vazby na související doklady

Pokud příjemka není propojena s objednávkou, fakturou nebo dodacím listem, může dojít k problémům při vyřizování reklamací nebo kontrole zásob.

Jak tomu předejít:

• Zavádějte systém, který automaticky propojuje příjemku s dalšími dokumenty na základě objednávkového nebo fakturačního čísla.
• Pravidelně kontrolujte, zda všechny příjemky mají odpovídající návaznosti v evidenci.

3. Nedodržení interních postupů při příjmu zboží

Chybné postupy, jako je přijetí zboží bez důkladné kontroly nebo zpracování příjemky až s velkým zpožděním, mohou vést k nesrovnalostem.

Jak tomu předejít:

• Stanovte jasné interní směrnice pro příjem zboží a zajistěte jejich dodržování.
• Používejte systémy, které zajišťují, že příjemka nemůže být uzavřena bez dokončení všech kontrolních kroků.

4. Manuální zpracování místo digitalizace

Ruční práce s příjemkami je nejen časově náročná, ale také zvyšuje riziko chyb.

Jak tomu předejít:

• Zaveďte automatizaci prostřednictvím ERP systému, který zvládne generovat příjemky automaticky.
• Používejte mobilní zařízení k zaznamenávání příjmu zboží přímo na skladě.

TIP: Mobilní aplikace, čárové kódy a čtečky čárových kódů? To vše vždy při ruce každého skladníka. Zjistěte více.

5. Nepravidelná kontrola a aktualizace evidence

Nedostatek pravidelných kontrol příjemek a skladových záznamů může vést k dlouhodobým chybám, které se obtížně odhalují.

Jak tomu předejít:

• Provádějte pravidelné audity skladové evidence a porovnávejte stav skladu s příjemkami.
• Zaveďte kontrolní mechanismy v softwaru, které upozorní na nesrovnalosti.

Chci vědět více – kam dále pokračovat?

Příjemka není jen administrativní formalita – je to klíčový nástroj pro zajištění přesnosti, efektivity a transparentnosti ve všech procesech souvisejících se skladovým hospodářstvím a účetnictvím. Investice do její automatizace a školení personálu přináší výrazné benefity.

Správná práce s příjemkami je základem efektivního skladového hospodářství, ale také důležitou součástí účetnictví a firemní logistiky. Pokud chcete zlepšit své procesy a minimalizovat chyby, ozvěte se nám.

Nebo zjistěte cenu ERP systému Vario přizpůsobenou vaší firmě:

ZJISTIT CENU