Objednávka školení
Zjistěte, proč Vario patří mezi TOP české ERP systémy.
Stáhnout e-book zdarma
Zdeňka Cmíralová má za sebou více než 30 let praxe v oblasti mezd. Zažila ruční výpočty, napjaté uzávěrky i legislativu, která se měnila ze dne na den. Jáchym Černý se jako konzultant mzdového modulu dívá na mzdy z pohledu systémového řízení, automatizace a kontroly. Společně jsou součástí týmu pro mzdové řešení ve Variu, které pomáhá firmám proměnit mzdový chaos v klidný a predikovatelný proces. Co všechno musí spolehlivý systém zvládnout? Proč by mzdy neměly fungovat odděleně od zbytku podnikových systémů? A je vůbec možné zpracovávat výplaty bez stresu?
V rozhovoru jsme si povídali s:
| Zdeňka Cmíralová | Jáchym Černý |
|---|---|
| Mzdová specialistka systému Vario. V oblasti mezd působí více než 30 let, z toho 17 let přímo ve Variu. Díky své zkušenosti dokáže poradit i v nejsložitějších situacích a pomáhá firmám orientovat se v neustále se měnící legislativě. Její oblíbenou funkcí ve Variu je doplněk Výplatní lístek PDF, který zajišťuje rychlou a bezpečnou distribuci výplatních lístků zaměstnancům. | Mzdový specialista systému Vario. Ve Variu působí dva a půl roku a na mzdovou problematiku se zaměřuje poslední rok a půl. Jeho silnou stránkou je zavádění moderních funkcí a automatizace do firemní praxe. Nejvíce oceňuje doplněk B2E zaměstnanecký portál, který zjednodušuje komunikaci mezi zaměstnanci a mzdovým oddělením. |
„Za třicet let v oboru vidím, že se příčiny chyb příliš nemění. Vždy se ukáže, že pokud lidé nejsou dostatečně proškoleni a nepracují se systémovou dokumentací, chyby přijdou. Největší riziko je ale legislativa – její neznalost nebo podcenění. Mzdy musí být vždy v souladu se zákonem a jakákoli nepřesnost se firmě může rychle vrátit,“ začíná rozhovor Zdeňka.
Jáchym souhlasí a doplňuje: „Nejvíce chyb vzniká už při zadávání dat – když se špatně nastaví parametry pracovního poměru nebo jednotlivé mzdové složky. Na první pohled je to detail, ale ve výsledku to ovlivní celý výpočet. Druhou velkou oblastí je už zmíněná legislativa. Ta se mění i několikrát ročně a bez systému, který má zabudované kontroly a pravidelné aktualizace, je skoro nemožné se chybám vyhnout.“
„V praxi je to docela jednoduché,“ říká Zdeňka. „Systém přestává být vyhovující tehdy, když nezvládá přesnost výpočtů, neposkytuje dostatečně kvalitní výstupy a nedokáže se pružně přizpůsobit legislativním změnám. Pokud musí účetní procesy nahrazovat ručními zásahy, zvyšuje se chybovost i provozní riziko.“
Jáchym navazuje: „Velké varování je např. to, když neumí spočítat složitější výpočty, třeba exekuční srážky. A pak je tu ještě jeden faktor – chybějící podpora a dokumentace. Pokud uživatel nemá kde najít odpovědi, ztrácí v systému jistotu.“
„Na začátku byl čistý papír, do kterého se všechno zapisovalo a počítalo ručně,“ vzpomíná Zdeňka. „Bylo to zdlouhavé a samozřejmě hrozila větší chybovost. Když pak přišly první účetní programy, nastalo velké zrychlení, hlavně při výpočtu mezd a při tvorbě tiskových výstupů. Jenže ty výstupy byly dost omezené. Dnes je situace úplně jiná – pokud člověk opravdu umí využít software naplno, dokáže spoustu věcí zautomatizovat. Práce je mnohem rychlejší, a především bez chyb při samotných výpočtech.“
„Základem je správnost výpočtů podle platné legislativy,“ vysvětluje Jáchym. „Systém se musí umět pružně přizpůsobovat změnám zákonů, jinak spolehlivý nikdy nebude. Stejně důležitá je i provázanost s ostatními částmi podnikového systému – například s bankou nebo účetnictvím. Díky tomu odpadá duplicitní zadávání dat, šetří se čas, a hlavně se minimalizuje riziko chyb.“
TIP: Chcete mít jistotu, že mzdy zvládáte efektivně a v souladu s legislativou? Podívejte se blíže na mzdový modul Vario a zjistěte, co všechno dokáže.
Zdeňka vidí tuto problematiku následovně: „Oddělené mzdy vždy znamenají vyšší náročnost. Účetní musí častěji zasahovat ručně, což zpomaluje práci a otevírá prostor pro chyby. Z praxe vím, že čím víc se jednotlivé agendy dělí, tím je výsledná mzdová agenda méně spolehlivá a méně přehledná.“
Jáchym navazuje konkrétními příklady: „U docházky může dojít k nesrovnalostem v počtu odpracovaných hodin a u zakázek je problém v tom, že firma ztrácí možnost sledovat skutečné mzdové náklady v návaznosti na konkrétní projekty.“
„V průběhu mé 30leté praxe se mi častokrát potvrdilo, že kontrolní mechanismy jsou zkrátka základ každého kvalitního mzdového softwaru,“ říká Zdeňka. „Bez nich by se práce stala výrazně rizikovější. Účetní na ně spoléhají, protože zajišťují jistotu správnosti – a to je v oblasti mezd klíčové.“
Jáchym k tomu dodává: „Ano, kontroly hrají zásadní roli, protože dokážou odhalit chyby dřív, než se projeví ve výplatách. Často se ale i setkáváme s tím, že si účetní i tak všechno raději ručně přepočítávají. To je pochopitelné, ale při větším objemu dat už to není efektivní a paradoxně to riziko chyb spíš zvyšuje.“
„Automatizace má největší přínos tam, kde se pravidelně opakuje velké množství rutinních úkonů,“ říká Zdeňka. „Typickým příkladem je import dat z docházkových systémů, automatické rozesílání výplatních lístků zaměstnancům nebo elektronické odesílání tiskových výstupů. Právě zde dokáže software ušetřit účetním významné množství času a eliminovat riziko chyb.“
Jáchym souhlasí a doplňuje: „Velmi cenná je i možnost hromadného zpracování ‚jedním kliknutím‘. Patří sem hromadné výpočty mezd, samotné odesílání výplatních lístků, zadání výchozích mzdových složek nebo hromadné vytváření tiskových výstupů. Automatizace tak odstraňuje rutinu tam, kde je to možné, a hromadné zpracování pomáhá zvládnout velké objemy dat efektivně a konzistentně.“
TIP: Zajímá vás, jak může Vario fungovat ve vaší firmě? Vyzkoušejte 30denní demo verzi zdarma.
„Sledování legislativy je pro nás priorita a její dopady co nejrychleji zapracujeme do systému,“ říká Zdeňka. „Díky tomu mají uživatelé jistotu, že mohou mzdy zpracovat správně i v době, kdy se zákony mění doslova ze dne na den.“
Jáchym dodává: „Legislativní změny jsou pro mzdové účetní totiž velký strašák, protože často přijdou s minimálním předstihem a firmy na ně musí reagovat okamžitě. Vario má tu výhodu, že pravidelné aktualizace tyto změny zapracovávají automaticky. Uživatelé tak nemusí složitě hledat, co a kde mají přenastavit. Navíc s každou aktualizací zveřejňujeme na portálu uzivatele.vario.cz/aktualizace podrobné návody a popisy změn, takže je jasné, jak s novou legislativou pracovat.“
„Pro mě je to vlastně pravidelný pocit,“ usmívá se Zdeňka. „Díky kladné zpětné vazbě od uživatelů vím, že jim systém pomáhá. Kdyby tomu tak nebylo, asi bych tu po sedmnácti letech už nepracovala.“
Jáchym přidává konkrétní zkušenost: „Vzpomínám si na zákazníka, který měl dlouhodobě problémy s výpočty exekučních srážek a musel je dělat ručně. Po přechodu na Vario si výrazně ulevil, protože systém to počítá automaticky a bez chyb. V tu chvíli jsem si řekl, že to, co děláme, má skutečný smysl.“
TIP: Kolik vás bude stát systém, který roste spolu s vaší firmou? Jednoduše si zažádejte o cenovou nabídku Varia podle svých potřeb.
„Budoucnost mzdových systémů jednoznačně vidím v další digitalizaci, flexibilitě a personalizaci,“ říká Zdeňka. „Už dnes nejsou jen výpočetním nástrojem, ale klíčovou součástí HR agendy a strategického řízení lidí ve firmách. Organizace, které tuto změnu přijmou včas, získají konkurenční výhodu – v efektivitě, přesnosti i schopnosti přitahovat a udržet talentované zaměstnance. “
Jáchym navazuje: „Souhlasím. V budoucnu půjde mzdový software ještě víc cestou digitalizace a integrace s dalšími nástroji. Klíčové bude, aby systémy dokázaly pružně reagovat jak na legislativní změny, tak na nové potřeby firem.“
Chcete mít mzdy pod kontrolou?
Pokud vás zajímá, jak by Vario mohlo pomoci právě vaší firmě, domluvte si bezplatnou konzultaci s našimi mzdovými konzultanty. Společně projdeme vaše procesy, ukážeme možnosti automatizace a navrhneme řešení, které vám ušetří čas i starosti.
