Účtování zálohových faktur snadno a rychle s ERP systémem Vario

Co je zálohová faktura?

Zálohová faktura je účetní doklad, kterým dodavatel žádá zákazníka o platbu před samotným dodáním zboží nebo služby.

Nejde o daňový doklad podle zákona o DPH – slouží pouze jako podklad pro zálohovou platbu. Po obdržení zálohy pak dodavatel vystaví daňový doklad k přijaté platbě, a až po splnění dodávky následuje konečná faktura s odpočtem zálohy.

Zálohová faktura není účetní doklad, který by se přímo účtoval do výnosů. Je to především nástroj, jak řídit cashflow a mít jistotu, že obchodní partner zaplatí alespoň část smluvené ceny předem. Pro účetnictví má význam až její úhrada a následné vystavení daňového dokladu.

Význam zálohových faktur v podnikání

Zálohové faktury mají v podnikání několik důležitých funkcí:

• Snižují riziko nezaplacení – odběratel je motivován zaplatit předem, takže firma má jistotu příjmu.
• Zlepšují cashflow – firma dostává peníze dřív, než dodá zboží nebo službu.
• Jsou běžné u zakázek nebo služeb – například v IT, stavebnictví, výrobě na zakázku.

Podnikatelé by měli mít přehled o tom, které zálohové faktury byly uhrazené, ke kterým byly vystaveny daňové doklady, a které zálohy byly čerpány v konečné faktuře.

Role ERP systémů při správě zálohových faktur

Ruční evidence záloh ve formě Excelů nebo e-mailů je nepraktická a riziková. ERP systém se svými moduly pro fakturaci, jako je ERP systém Vario, nabízí nástroje pro správu vystavených i přijatých zálohových faktur včetně napojení na účetnictví, pokladnu i banku. Díky tomu:

• Vystavíte zálohovou fakturu přímo z nabídky nebo objednávky.
• Sledujete stav její úhrady.
• Při úhradě se automaticky připraví daňový doklad k přijaté platbě.
• V konečné faktuře jednoduše odečte zálohu.

Vario navíc umožňuje automatické párování záloh s konečnými fakturami, a přehledně zobrazuje, které zálohy byly uhrazeny, zda na ně byl vystaven DDoPP, a zda byly „zlikvidovány“ fakturou.

Více o řízení financí z ERP systému

Jaký je rozdíl mezi zálohovou fakturou a běžnou fakturou?

Pojmy jako zálohová faktura a běžná (daňová) faktura se v praxi často zaměňují. Přitom mezi nimi existují klíčové rozdíly, které mají vliv nejen na účtování, ale také na správné vykazování DPH.

Základní rozdíly mezi zálohovou a běžnou fakturou

Zálohová faktura vs. proforma faktura

Ještě častější omyl je zaměňování zálohové faktury s proforma fakturou. Jaký je rozdíl?

• Proforma faktura je čistě informativní dokument. Není účetním ani daňovým dokladem. Nelze ji evidovat v účetnictví ani podle ní požadovat platbu.
• Zálohová faktura je už závazný dokument, na jehož základě je vyžadována úhrada.

V ERP systému Vario má každý typ dokladu své místo. Z proformy lze vytvořit zálohovou fakturu, z ní následně daňový doklad, a vše se průběžně propojuje.

Postup účtování zálohových faktur v ERP systému

Správné zaúčtování zálohové faktury se skládá z několika kroků – od vystavení až po konečnou fakturu s odpočtem zálohy. S ERP systémem Vario lze všechny tyto kroky jednoduše automatizovat a propojit do jednoho přehledného procesu.

Vystavení zálohové faktury

V ERP systému Vario lze zálohovou fakturu vytvořit snadno – ať už z objednávky, nabídky nebo samostatně.

Postup:

1. Otevřete agendu Vydané doklady.
2. Vyberte knihu Vydané zálohové faktury.
3. Zvolte nový záznam a doplňte odběratele (např. firma Alfa).
4. Na kartě Položky určete částku a DPH – např. 10 000 Kč s DPH.
5. Doklad můžete vytisknout nebo ihned odeslat e-mailem.
6. Potvrďte pomocí Uložit a zavřít – faktura je připravená k úhradě.

Tato fáze je důležitá z hlediska evidence – zálohová faktura však sama o sobě není daňovým dokladem ani neovlivňuje přiznání k DPH.

Úhrada zálohové faktury

Jakmile odběratel zálohu uhradí, platbu je třeba zaevidovat. V systému Vario k tomu slouží moduly Banka nebo Pokladna.

Možnosti zaúčtování úhrady:

• Automatické spárování platby podle variabilního symbolu.
• Ruční výběr konkrétní faktury ze seznamu neuhrazených dokladů.
• Možnost párovat více záloh k jedné úhradě nebo naopak.

V daňové evidenci musí být úhrada zaúčtována dříve, než se vystaví daňový doklad k přijaté platbě (DDoPP). Vario tento krok kontroluje a upozorní na chybu při nesprávném pořadí.

Vystavení daňového dokladu k přijaté platbě (DDoPP)

Podle zákona o DPH je nutné vystavit daňový doklad nejpozději do 15 dnů od přijetí platby.

Jak funguje DDoPP v systému Vario:

• Systém využívá rozpis DPH z původní zálohové faktury.
• DDoPP nevkládá nové předkontace – ty se přebírají z uhrazené zálohy.
• Zaúčtování probíhá „zrcadlově“ – původní záznam se opraví, doplní se účty DPH a konečný stav se aktualizuje.

Tento mechanismus zajišťuje správné zachycení DPH na vstupu a výstupu bez rizika duplicit či chyb.

Vystavení konečné faktury s odpočtem zálohy

Po dodání zboží nebo služby je třeba vystavit finální fakturu, kde se zaplacená záloha odečte od celkové částky.

Postup:

1. Otevřete knihu Vydané faktury a dobropisy.
2. Vytvořte novou fakturu a vyplňte příjemce.
3. Na kartě Součet zadejte hodnotu do pole Požadovaná záloha.
4. Systém automaticky nabídne dostupné zálohové faktury ke konkrétnímu zákazníkovi.
5. Vyberte zálohu – zobrazí se částka „Uhrazená záloha“ a upraví se zbývající doplatek.

Tento proces je obousměrně propojen – faktura „likviduje“ zálohu a zároveň vzniká přesný přehled čerpání.

Specifika účtování zálohových faktur v ERP systému Vario

ERP systém Vario je navržen tak, aby uživatelům poskytl maximální kontrolu, přehlednost a automatizaci v oblasti fakturace a účetnictví.

Práce se zálohovými fakturami v tomto systému není jen o vystavení a evidenci, ale také o efektivním propojení s ostatními agendami – od přijatých úhrad až po daňové doklady a finální vyúčtování.

Možnosti automatizace procesů spojených se zálohovými fakturami

Vario umožňuje výrazné zjednodušení rutinní agendy pomocí:

• Automatického načítání přijatých dokladů z e-mailu – nástroj pro vytěžování dokumentů načte údaje z PDF faktur a vloží je do systému včetně příloh.
• Párování plateb a záloh s fakturami – systém automaticky rozpozná platby podle variabilního symbolu, díky čemuž není nutné ručně párovat každý doklad.
• Upozornění na chybějící DDoPP – systém hlídá, zda byla po úhradě vystavena povinná dokumentace (např. daňový doklad k přijaté platbě).
• Napojení na homebanking – platby je možné provádět a stahovat přímo z banky bez přepisování údajů.

V praxi to znamená, že účetní či fakturant(ka) nemusí trávit čas manuálním přepisem dat ani kontrolou stavu záloh – vše probíhá automaticky a je přehledně dohledatelné.

Funkce Varia pro sledování stavu zálohových faktur a jejich úhrad

Systém Vario zajišťuje kompletní evidenci zálohových faktur:

• Zobrazuje stav každé zálohy (vystavená, částečně uhrazená, zcela vyúčtovaná).
• Umožňuje v konečné faktuře odečíst více záloh nebo jednu zálohu rozdělit mezi více faktur.
• Přehledně ukazuje, ke kterým dokladům byla záloha využita.
• V rámci daňové evidence zaznamenává, zda došlo k vystavení DDoPP a jeho správnému zaúčtování.

Tato provázanost minimalizuje chyby a zvyšuje komfort uživatele při sledování záloh.

5 nejčastějších chyb při účtování zálohových faktur a jak se jim vyhnout

Zálohové faktury představují specifickou oblast účetnictví, která je náchylná k chybám – zejména při práci bez propojeného systému. ERP systém Vario však dokáže většinu těchto rizik automaticky eliminovat.

Níže uvádíme nejběžnější chyby v praxi a způsoby, jak jim efektivně předcházet.

1. Chybná chronologie – úhrada po DDoPP

Chyba: Vystavení daňového dokladu k přijaté platbě (DDoPP) předtím, než je záloha skutečně uhrazena.

Důsledek: Dochází k porušení legislativního postupu – DDoPP musí vycházet ze skutečné platby. Tato chyba může vést k chybnému zaúčtování DPH a sankcím od finančního úřadu.

Řešení ve Variu: Systém kontroluje posloupnost dokladů. Pokud se pokusíte vystavit DDoPP před úhradou zálohy, zobrazí upozornění. Při dávkovém zpracování systém srovnává data a minimalizuje riziko chyby.

2. Opomenutý daňový doklad k přijaté platbě

Chyba: Zákazník uhradí zálohu, ale účetní opomene vystavit daňový doklad (DDoPP) do 15 dnů od přijetí platby.

Důsledek: Porušení zákonné povinnosti podle §28 zákona o DPH. Navíc dojde k nesouladu mezi účetnictvím a daňovým přiznáním.

Řešení ve Variu: Systém umožňuje automatické hlídání DDoPP, upozorní na chybějící doklady a poskytuje přehled, u kterých úhrad DDoPP ještě nebyl vystaven.

3. Duplicitní nebo neúplné čerpání záloh

Chyba: Záloha je uplatněna vícekrát (duplicitně), nebo naopak není při konečném vyúčtování odečtena vůbec.

Důsledek: Vzniká účetní nesrovnalost – zákazník může být přeúčtován nebo účetní výkaz bude nepřesný.

Řešení ve Variu: Při vystavení konečné faktury Vario automaticky nabídne dostupné zálohy k danému klientovi. Zobrazí i stav „vyčerpání“ a upozorní na případnou nesrovnalost.

4. Manuální přepis dokladů (např. z e-mailu)

Chyba: Ruční přepis údajů z přijaté faktury do účetního systému – často chybné částky, DPH, datumy nebo variabilní symboly.

Důsledek: Vysoké riziko chyb, zbytečná časová náročnost a ztráta efektivity.

Řešení ve Variu: Pomocí nástroje vytěžování dokumentů dokáže Vario načíst přijaté faktury automaticky – včetně příloh, částek, dat i DPH.

5. Neaktuální informace při práci mimo kancelář

Chyba: Faktury vystavené offline, bez přístupu k aktuálním údajům o zálohách, DPH nebo úhradách.

Důsledek: Nesprávné doklady, duplicity, opomenutí.

Řešení: Díky Variu máte přístup k fakturaci a účetnictví odkudkoli, kde je internet – bez nutnosti synchronizace nebo VPN připojení. Stačí se přihlásit přes web.

Přínosy pro řízení financí a skladového hospodářství

Přesné účtování záloh má dopad nejen na účetnictví, ale i na navazující procesy:

• Zajišťuje správné řízení pohledávek.
• Ovlivňuje správný stav majetku a zásob.
• Umožňuje napojení na controlling a finanční reporting.

Vario propojuje účtování záloh i s evidencí dodávek, objednávek a skladu – což firmám zajišťuje konzistentní data napříč odděleními.

TIP: Zjistěte více o tom, jak digitalizovat účetnictví.

Přínosy využití ERP systému Vario pro správu zálohových faktur

Při správě záloh nejde jen o vystavení dokladu a zaúčtování platby. Jde o kontrolu cashflow, dodržení legislativy, plynulé napojení na účetnictví a eliminaci chyb.

Právě zde přináší ERP systém Vario konkrétní přidanou hodnotu – jak z pohledu efektivity, tak z hlediska souladu s předpisy.

Efektivita a přesnost při zpracování zálohových faktur

Vario umožňuje celý proces zvládnout bez přepisování, bez ručního párování a bez složité evidence v tabulkách. Mezi hlavní přínosy patří:

• Automatizace celého cyklu – od vytvoření zálohové faktury po konečné vyúčtování.
• Rychlé vystavení DDoPP – automatické navázání na úhradu a snadné zaúčtování DPH.
• Přehled nad stavem záloh – systém ukáže, které zálohy jsou částečně nebo plně vyčerpané.
• Úspora času – díky funkcím jako párování plateb, digitalizace dokumentů nebo napojení na banku.

Zajištění souladu s aktuální legislativou

• Vario je vyvíjeno s ohledem na aktuální daňové a účetní předpisy. Systém například:
• Hlídá termíny vystavení daňového dokladu k přijaté platbě (DDoPP).
• Vede účetnictví v souladu s českou legislativou (včetně daňové evidence a podvojného účetnictví).
• Umí pracovat s více účetními jednotkami i více bankovními účty.
• Automaticky rozlišuje položky s a bez DPH, čímž předchází chybnému zaúčtování.

„Na Vario se můžeme spolehnout. Hlídá legislativu, víme, že tady bude i zítra, že nás nenechá na holičkách. Tahle jistota je pro nás velmi důležitá,“ přidává komentář k přínosům Roman Vostrý, jednatel účetní firmy Angels. Přečíst celý příběh.

Závěrem o účtování zálohových faktur

Účtování zálohových faktur není izolovaný administrativní úkon – je to komplexní proces, který propojuje fakturaci, účetnictví, DPH, banku i reporting.

Pokud firma nemá nastavený systém, který sleduje každý krok – od vystavení až po konečné vyúčtování – hrozí jí nejen ztráty času, ale i účetní nesrovnalosti nebo legislativní rizika.

Doporučení: implementace ERP systému Vario pro efektivní správu fakturace

Pokud vaše firma dosud spravuje zálohy ručně nebo s pomocí nespecializovaných nástrojů, je čas zvážit změnu. Vario je robustní, ale přitom intuitivní ERP systém, který poskytuje:

• automatizaci fakturačních procesů,
• přímou návaznost na účetnictví a DPH,
• přístup k údajům odkudkoliv,
• bezpečnost a kontrolu nad každým krokem.

Jeho výhodou je také modularita – lze jej přizpůsobit potřebám malých, středních i větších podniků. Díky tomu získáte systém, který poroste s vaší firmou.

Vyzkoušejte demo na 30 dní zdarma

Nebo si domluvte nezávaznou konzultaci s naším odborníkem.